آشنايي با مديريت و كنترل پروژه

[Mahdi/s]

فرآیند برنامه ریزی منابع کاری

فرآیند برنامه ریزی منابع کاری شامل سه سرفصل کلی زیر می باشد که بدون مشخص نمودن هر کدام از این سه فصل برنامه ریزی منابع کاری امکان پذیر نمی باشد.

 مشخص نمودن منابع مورد نیاز
 دسترسی به منابع مورد نیاز
 تخصیص منابع به فعالیت ها

در فرآیند برنامه ریزی منابع می بایستی سه فصل بالا به صورت سری و متوالی انجام گیرد تا کیفیت برنامه ریزی حفظ گردد. این سه فصل به هم وابسته بوده و دقت خروجی بستگی کاملی به اطلاعات ورودی و خروجی هر فصل دارد. در قسمت زیر فرآیند به طور مرحله ای تشریح می گردد.

q مشخص نمودن منابع مورد نیاز
به منظور مشخص شدن منابع مورد نیاز هر فعالیت می بایستی مراحلی به طور متوالی طی گردد و جداولی به طور کامل با دقت و توسط افراد و کارشناسان مربوطه تکمیل گردد. این کارشناسان باید به سیاست های شرکت و اطلاعات روز بازار مواد اولیه و منطقه هدف و تخصص های فنی روز آشنایی کامل داشته باشند. این مراحل و جداول در ادامه بررسی می گردد.

بعد از ابلاغ قرارداد فرآیند برنامه ریزی پروژه آغاز می گردد. یکی از بخش های این فرآیند تهیه منابع کاری مورد نیاز پروژه می باشد که برای مدیریت پروژه بسیار اهمیت دارد. اهمیت این امر به مراتب برای مدیر پروژه و مسئولین تدارکات پروژه بیشتر می باشد و یکی از عوامل اصلی تعیین کننده زمان و هزینه پروژه می باشد.
اولین گام برنامه ریزی پروژه تهیه بیانیه محدوده کار پروژه می باشد. این بیانیه می بایستی بر اساس مستندات قرارداد (مفروضات و محدودیت ها) و سیاست های کارفرما و پیمانکار تهیه گردد. مشارکت تمامی معاونت های شرکت در تهیه این بیانیه مورد نیاز می باشد. تهیه این بیانیه به وسیله معاونت برنامه ریزی و کنترل پروژه و با هماهنگی دیگر معاونت ها انجام می گیرد.
بعد از تهیه و تصویب بیانیه محدوده پروژه می بایستی خط مشی شرکت در اجرای پروژه مشخص گردد. این بخش می تواند در داخل بیانیه محدوده پروژه نیز آورده شود و با هماهنگی بین مدیران ارشد شرکت و تحقیقات کارشناسی افراد با تجربه در مورد هر قرارداد تهیه و ابلاغ سیاست ها به کارشناسان مربوطه انجام گردد.
بعداز مشخص شدن محدوده کار پروژه و خط مشی سازمان و به طور کلی سیاست های اجرای پروژه زمان تهیه ساختار شکست پروژه آغاز می گردد. طبق رویه برنامه ریزی پروژه این قسمت توسط واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه تهیه می گردد. در تهیه WBS می بایستی با مدیر پروژه و رئیس کارگاه همفکری لازم اعمال گردد. بعد از تهیه این ساختار باید آن را به تصویب مشاور و کارفرما رساند.
در حین تهیه WBS شایسته است اطلاعات مربوط به پروژه های مشابه درون شرکت یا برون شرکتی جمع آوری و از تجربیات اجرایی این پروژه ها در برنامه ریزی مدیریت پروژه فعلی استفاده گردد. این اطلاعات بهتر از در یک بانک اطلاعاتی جمع آوری گشته و در زمان های لازم به عنوان یک پشتوانه اجرایی - اطلاعاتی مورد استفاده گردد.
بعد از تکمیل و تصویب مراحل قبل زمان تهیه لیست فعالیت ها و بسته های کاری که می بایست در پروژه انجام گردد شروع می گردد. بسته های کاری بر اساس ساختار شکست کار تهیه و بررسی می گردد. این لیست باید توسط کارشناس کنترل پروژه کارگاه با همکاری مدیر پروژه، بخش فنی و اجرایی کارگاه و دفتر مرکزی تهیه گردد. هماهنگی و تصویب این لیست به عهده معاونت برنامه ریزی و کنترل پروژه دفتر مرکزی می باشد. این لیست پایه و اساس برنامه ریزی پروژه و برنامه ریزی منابع کاری پروژه می باشد به همین دلیل دقت لازم در تهیه آن اهمیت به سزایی داشته است.
بعد از مشخص شدن بسته های کاری پروژه و لیست فعالیت های آن مرحله تهیه استراتژی انجام کار می باشد. این فرم مشخص می نماید که هر فعالیت به چه نحوی در کارگاه اجرا می گردد و چه بخشی مسئول اجرا و تدارکات آن می باشد. در این لیست مشخص می شود کدام بخش به صورت امانی یا پیمانی انجام می گردد. تکمیل این فرم به عهده مدیر پروژه می باشد. در قسمت زیر نمونه فرم استراتژی انجام فعالیت ها آورده شده است.
با تکمیل و تصویب استراتژی انجام کار مهمترین بخش برنامه ریزی منابع کاری آغاز می گردد. در این مرحله منابع هر فعالیت به تفکیک منابع انسانی، تجهیزات و ماشین آلات مورد نیاز و مصالح مورد نیاز تکمیل می گردد. در تکمیل فرم هر فعالیت می بایستی کارشناس مربوطه به دقت تمامی منابع مورد نیاز آن فعالیت را جستجو کرده و در فرم ذکر نماید همچنین بهتر است در صورت امکان منابع مشابه کاری که می توان در صورت امکان چند انتخاب برای اجرای یک فعالیت می باشد آورده شود. همچنین می بایست احجام مورد نیاز و هزینه هر منبع نیز در فرم ذکر گردد. این فرمها بهتر است با همکاری کارشناسان فنی و کنترل پروژه تهیه گردد و همچنین تهیه آن در کارگاه انجام شده و با دفتر مرکزی هماهنگ می گردد.
بعد از تکمیل جدول منابع مورد نیاز تمامی فعالیتهای پروژه و تصویب و تایید آن ها باید تمامی منابع مورد نیاز پروژه را استخراج کرد و فرم منابع پروژه را تکمیل کرد. در این مرحله می بایست منابع مشابه فعالیت ها را جمع آوری و احجام آن ها را تجمیع نمود تا تمامی منابع مورد نیاز مشخص شده و احجام هر منبع نیز آورده شده باشد. این لیست را می توان به عنوان لیست تدارکات پروژه نیز نام گذاری کرد.

+نوشته شده توسط مجيد.س در خبر نامه داخلي شرکت ساختمانی گسترش و نوسازی صنایع ایران 1386

[Mahdi/s]

دسترسی به منابع مورد نیاز

بعد از تکمیل فصل اول و نهایتا لیست منابع مورد نیاز پروژه می بایست اطلاعات کامل و جامعی در مورد هر منبع تهیه و جمع آوری گردد. این اطلاعات می تواند شامل هزینه های تهیه این منبع ها و زمان های در اختیار بودن آن ها و یا ضوابط و قوانین حاکم بر تهیه آن ها باشد همچنین می بایست شرایط محیطی تاثیر گذار بر هر منبع نیز جمع آوری گردد. به طور مثال تهیه سیمان در برخی از فصول و شهرها با مشکلات زیادی همراه است و تهیه آن تابع ضوابط خاصی می باشد این مشکلات و ضوابط باید مشخص گردد. همچنین تهیه نیروی انسانی ماهر نیز در برخی از شهرها امکان پذیر نیست و یا هزینه استخدام آن ها متفاوت می باشد که باید این گونه اطلاعات جمع آوری گردد.
بعد از جمع آوری این اطلاعات و تکمیل اطلاعات هر منبع بهتر است توالی فعالیت ها و محدودیت های زمانی و بودجه ای هر کدام مشخص گردد. این عوامل تاثیر مهمی در انتخاب و تهیه یک منبع خاص در زمان خاص خواهد داشت. هرچه این اطلاعات کامل تر و جامع تر باشد کیفیت برنامه ریزی بهتر خواهد شد و کاربرد آن راحت تر و عملی تر می شود. بهتر است در این مرحله برنامه اولیه زمانبندی فعالیت های پروژه مشخص شود.
با تکمیل اطلاعات اولیه در مورد منابع و شرایط استفاده از هرمنبع و مشخص شدن محدودیت های زمانی و بودجه ای مهمترین بخش این فصل آغاز شده و آن هم بحث کارشناسی در مورد استفاده از نوع و حجم منابع بر اساس زمان و هزینه مشخص می باشد. در این بخش با برگزاری جلسات بین کارشناسان و مدیران بخش فنی و کنترل پروژه و اجرایی شرکت سیاست های مربوط به تدارکات منابع مشخص می گردد و در خاتمه این جلسات لیست منابع در دسترس و قابل تامین مورد نیاز فعالیت ها تهیه می گردد. به طور مثال برای حفاری تونل ماشین tbm مورد نیاز می باشد اما روش های جایگزین نیمه صنعتی و دستی دیگری با ماشین آلات دیگر همانند رودهدر و یا لودر نیز برای حفاری تونل امکان پذیر می باشد که هر کدام دارای مزایا و معایب گوناگونی می باشند در نتیجه بایستی انتخاب نوع ماشین در این جلسات بر اساس سیاست شرکت مشخص و سپس ماشین مورد نظر مشخص گردد.

+نوشته شده توسط مجيد.س در خبر نامه داخلي شرکت ساختمانی گسترش و نوسازی صنایع ایران 1386

[Mahdi/s]

خصیص منابع به فعالیت ها

آخرین فصل فرآیند برنامه ریزی منابع کاری تخصیص منابع مشخص شده به فعالیت ها می باشد. در این بخش بر اساس منابع مورد نیاز هر بخش و منابع دسترس منابع فعالیت ها تخصیص داده شده و بدین روش هزینه و زمان هر فعالیت مشخص می گردد.
برای تخصیص منابع به فعالیت ها می توان از نرم افزارهای مدیریت پروژه همانند MS Project و Primavera استفاده کرد. در این نرم افزارها بعد از تعریف منابع، هر فعالیت را به منابع مورد نیازش ارتباط می دهند. اما مهمترین بخش تخصیص منابع تسطیح آن منابع می باشد و این کار بر اساس اصول و تجارب تسطیح هم بصورت دستی و هم به صورت نرم افزاری امکان پذیر می باشد.
در خاتمه برنامه ریزی منابع کاری به طور کامل انجام شده است و زمان استفاده از این برنامه می باشد ولی باید یاد آور شد که حتی بهترین برنامه ها هم باید کنترل و به روز گردند.

+نوشته شده توسط مجيد.س در خبر نامه داخلي شرکت ساختمانی گسترش و نوسازی صنایع ایران 1386

[Mahdi/s]

پروژه :

پروژه فرآیندی است منحصر به فرد با نیازمندیهای خاص شامل فعالیت های کنترل شده با زمان شروع و خاتمه مشخص و با در نظر گرفتن محدودیت های زمان ، هزینه و منابع

مدیریت پروژه
برنامه ریزی ، سازماندهی ، نظارت و کنترل کلیه جنبه های پروژه در یک فرآیند مستمر جهت رسیدن به اهداف تعیین شده

فرآیندهای مدیریت پروژه
1-فرآیندهای مرتبط با استراتژیک
2-فرآیندهای مرتبط با مدیریت تعامل فرآیندها
3-فرآیندهای مرتبط با دامنه پروژه
4-فرآیندهای مرتبط با زمان
5-فرآیندهای مرتبط با هزینه
6-فرآیندهای مرتبط با منابع
7-فرآیندهای مرتبط با پرسنل
8-فرآیندهای مرتبط با ارتباطات
9-فرآیندهای مرتبط با ریسک
10-فرآیندهای مرتبط با تامین کنندگان

[Mahdi/s]

ساختار مديريت پروژه
براي اجراي يك پروژه صنعتي تقسيم بندي كار ذيل جمع بندي گرديده است :
1- بررسي مقدماتي پروژه
2- اخذ تصميمات استراتژيك پروژه
3- برنامه ريزي پروژه
4- تهيه ساختار سازماني پروژه
5- تدوين رويه هاي هماهنگي پروژه
6- اجراي عمليات مقدماتي پروژه
7- نظارت بر پروژه
8- هدايت و هماهنگي
9- اختتام پروژه

[Mahdi/s]

تعريف پروژه
يک پروژه را مي­توان به صورت زير تعريف کرد:مجموعه­اي از فعاليتها که براي دستيابي به منظور يا هدفي خاص انجام مي­گيرند. پروژه­ها شامل فعاليتهايي هستند که بايد در تاريخهايي معين، با هزينه­هايي معين و کيفيتي تعيين شده، اجرا بشوند. پروژه­ها ممکن است کارهايي باشند که انجام آنها در فواصل زماني مشخصي لازم مي­شود. مثلاً: بستن حسابهاي کارخانه در انتهاي سال مالي، تعميرات اساسي يک پالايشگاه (Overhall) هر دو سال يک بار و ... همينطور ممکن است پروژه­ها شامل کارهايي باشند که فقط يک بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت، مثل پروژه­هاي ساختماني، عمراني، توسعه سازمان، پروژه­هاي تحقيقاتي و يا ...
با توجه به آنچه که گفته شد، اموري نظير: تشکيل يک سمينار، تاليف و يا انتشار يک کتاب، راه­اندازي يک کارخانه، توليد يک محصول جديد، اجراي يک برنامه فضايي، انجام يک عمل جراحي پيوند قلب، فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت و هزاران امر ديگر که توسط انسان انجام مي­گيرند، هر يک به خودي خود عبارت از يک پروژه مي­باشند.

[Mahdi/s]

سازمان يک پروژه
براي دستيابي به هدف يا منظور يک پروژه، لازم است سازماني براي اجراي فعاليت­هاي لازم تشکيل گردد. اين سازمان بايد داراي منابع و امکانات کافي و مناسب براي اجراي پروژه باشد. منابع و امکانات به صورت داده­ها (ورودي­ها) به سازمان وارد مي­شوند. سياستها، روشها و برنامه­هاي اجراي کارها نيز جزئي از داده­هاي ورودي به سازمان مي­باشند. امور مديريت و کنترل، عبارت از کاربرد صحيح و مناسب منابع و امکانات براي اجراي فعاليت­ها به منظور دستيابي به اهداف پروژه مي­باشد. اين منظور يا هدف نهايي عبارت از ستاده­هاي (خروجي­هاي) سازمان بوده و شامل عواملي است که سازمان براي دستيابي به آنها تشکيل شده و فعاليتهاي لازم را با کاربرد وروديها به اجرا درآورده است. براي داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پيشرفت کارها، و مقايسه بازده عملي سازمان با آنچه که برنامه­ريزي شده، و يا در چارچوب سياستها و خط­مشي­ها تبيين شده است، لازم است اطلاعات مناسبي از نحوه پيشرفت کارها به مديريت برسد. اين اطلاعات مي­تواند نشان دهنده عواملي نظير تاريخهاي عملي اجراي مراحل مختلف کارها، نيروي انساني و هزينه صرف شده، کيفيت کارهاي انجام شده و ساير آگاهي­هايي که مي تواند مديريت را در تصميم­گيري براي اجراي مراحل بعدي پروژه ياري نمايد باشد.
براي اينکه چنين اطلاعاتي، به طور مرتب و به شکلي مناسب به مديريت برسد، تشکيل يک سيستم اطلاعات بازتابي، به عنوان بخشي از سازمان پروژه، امري ضروري و اجتناب ناپذير مي­باشد. سيستم اطلاعات بازتابي، با برقراري يک کانال ارتباطي بين ستاده­ها (خروجي­ها) و مديريت، به طور مستمر، اطلاعات لازم را از ستاده­ها برداشت نموده و به مسئولين اجراي پروژه بازتاب ميدهد.

مديريت پروژه مي­تواند با تجزيه و تحليل اطلاعات بازتابي، پيشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ايجاد تغييراتي جهت تصحيح و بهسازي سياستها، روشها و برنامه­ها اقدام نمايد و يا در خصوصيات ساير منابع و امکانات، تغييراتي به وجود آورد. بديهيست ايجاد تغييرات در داده­ها، يک کار مستمر و الزامي نبوده و در صورتي که قبل از اجراي پروژه­ها، برنامه­ريزي­ها با دقت کافي انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغييرات در داده­ها، در ميزاني اندک، قابل اغماض باشد.

[Mahdi/s]

دوره زماني يک پروژه از آغاز تا پايان

مرحله نظري
نقطه آغازين يک پروژه، با هر طبيعت و خصوصيتي که باشد، عبارت از يک نظريه يا فکر و يا خواسته است که توسط يک شخص يا يک گروه از اشخاص، يا يک موسسه و سازمان ايجاد مي­شود. در موارد زيادي اين فکر توسط صاحب پروژه، يعني کسي که تصميم دارد براي اجراي پروژه سرمايه­گذاري نمايد ابداع مي­شود. در مواردي نيز ممکن است سازمانها و موسساتي که خود سرمايه و امکانات کافي براي اجرا ندارند، و يا سرمايه­گذاري در زمينه مورد نظر را شخصاً به صلاح نمي­دانند، نظريه را به اشخاص واجد شرايط و امکانات پيشنهاد نمايند. (مشاورين اقتصادي و موسسات صنعتي بين­المللي، در موارد بسياري چنين پيشنهاداتي را به سرمايه­گذاران داخلي در کشورها ارائه نموده­اند). اين نظريات به هر صورت که به وجود آمده باشند، بايد قبل از برنامه­ريزي براي اجرا، از نظر امکان­پذير بودن و اقتصادي بودن مورد بررسي و مطالعه دقيق قرار گيرند. در صورتي که نتيجه چنين مطالعاتي نشانگر اين امر باشد که اجراي پروژه با در نظر گرفتن همگي شرايط محلي، نظير اوضاع اقتصادي، فرهنگي، سياسي و ... امکان­پذير بوده و از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه مي­باشد، آنگاه انواع گزينه­هاي ممکن براي اجراي پروژه، طراحي و تبيين شده و هر يک از اين گزينه­ها مورد ارزيابي قرار مي­گيرند. (بديهيست فعاليتهاي اوليه طراحي در اين فاز، براي نشان دادن چارچوب کلي گزينه­ها بوده و شامل جزئيات نمي­باشد). با انتخاب گزينه بهينه، که معمولاً در آن عواملي کلي نظير ظرفيت و محل مشخص شده­اند، طراحي پروژه يا جزئياتي نسبتاً بيشتر (ولي نه به آن ميزان جزئيات که براي اجرا کافي باشد) آغاز شده و در پيرو آن، عوامل هزينه، زمان و حجم منابع لازم، نظير نيروي انساني (در سطوح مختلف مهارتها و تخصص­ها) و تجهيزات، برآورد مي­شوند. چنين برآوردهايي معمولاً با تفکيک فازهاي باقيمانده پروژه (فازهاي برنامه­ريزي، اجرا و پاياني) به عمل مي­آيند.
براي تشريح بهتر، يک پروژه ساختماني را مورد نظر قرار مي­دهيم. چنين پروژه­اي، ممکن است مربوط به يک سازمان دولتي، يک موسسه خصوصي و يا يک شخص حقيقي باشد. در هر يک از اين شرايط، رد فاز نظري بايد روشهاي تقريباً يکساني براي اجراي اين پروژه دنبال شوند.
صاحب کار، نظرات و خواسته­هاي خود را براي مشاور طرح توضيح مي­دهد. وظيفه مشاور، آن است که نظرات و خواسته­هاي صاحب کار را به طور دقيق، دريافت و امکانات ايجاد طرحي براي برآورد خواسته­هاي صاحب کار را مورد بررسي دقيق قرار دهد. در صورتي که شرايط لازم براي اجراي طرح وجود داشته و اجراي طرح از نظر اقتصادي نيز مقرون به صرفه باشد، همانگونه که گفته شد، مشاور گزينه­هاي مختلف براي اجراي پروژه را طراحي نموده و نکات مثبت و منفي هر يک از گزينه­ها را جهت صاحب کار مشخص مي­نمايد. طرحهايي که در اين مقطع توسط مهندس مشاور تهيه مي­شوند، همانگونه که بيان شد، داراي جزئيات کاملي به آن ميزان که بتوان با استفاده از نقشه­هاي تهيه شده، ساختمان را بنا نمود، نمي­باشند. اطلاعاتي که در اين مرحله از نقشه­ها قابل برداشت هستند، معمولاً در حدودي از جزئيات هستند که بتوانند پروژه را بخوبي تعريف نموده و حجم کارها و سطح منابع لازم را نشان دهند. در مورد پروژه ساختماني مورد مثال، اين اطلاعات مي­توانند شامل مطالب زير باشند:
-تعيين محل اجراي پروژه
-حجم کارها (سطح زيربنا، تعداد طبقات، ...)
-نوع اسکلت (فلزي، بتون مسلح، ...)
-انواع سرويسهاي تاسيساتي (روش تامين حرارت يا برودت، آب آشاميدني، فاضلاب، برق، ...)
-برآورد منابع مالي، نيروي انساني، مواد و مصالح و تجهيزات لازم
-برنامه زمان­بندي مقاطع مختلف اجراي کار
صاحب کار با در دست داشتن اطلاعات فوق و همچنين با سنجش امتيازات يا اشکالات مربوط به گزينه­هاي مختلفي که توسط مهندس مشاور ارائه شده، گزينه­اي را که جمعاً داراي امتيازات بيشتري باشد انتخاب مي­نمايد. با اين انتخاب، فعاليت­هاي مربوط به فاز اول پروژه پايان يافته و پروژه براي شروع فعاليت­هاي فاز دوم آماده شده است.
بديهيست در فاز دوم که مربوط به طراحي دقيق­تر و تعيين برنامه­بندي زماني و برآورد حجم منابع لازم به صورتي دقيق مي­باشد، تغييراتي در آنچه که در فاز اول تهيه شده است داده خواهد شد، ولي چهارچوب اصلي طرح به همان حالت که در فاز اول تهيه شده و مورد موافقت نهايي قرار گرفته است، باقي خواهد ماند.
به طور خلاصه، در فاز نظري به سئوالات زير پاسخ داده مي­شود:
الف) آيا نظريه ارزش اجرايي دارد؟
ب) در صورتي که جواب الف مثبت است، چه گزينه­ هايي براي اجرا، مناسب و منطقي به نظر مي­رسند.
ج) گزينه بهينه از بين گزينه­هاي مناسب و منطقي، کدام است؟
مهندس مشاوري که براي اجراي وظايف فاز اول انتخاب مي­شود، ممکن است خود وابسته و در استخدام دائمي سازمان صاحب کار باشد. چنين حالتي در موسسات بزرگ که در داخل سازمان خود قسمتي با نام دفتر فني يا دفتر طرح و مهندسي، و يا با نامهاي مشابه ديگر دارند، به چشم مي خورد در بسياري از موارد نيز ممکن است صاحب کار داراي چنين تشکيلاتي نباشد، و يا اگر داراي چنين تشکيلاتي هست، حجم کار بيش از آن باشد که توسط افراد خود سازمان قابل انجام باشد. در چنين شرايطي، کار مشاوره به صورت قرارداد به موسسات مهندسي مشاور واگذار مي شود.
بايد توجه داشت که در بسياري از کشورها، قوانين و مقررات بخصوصي از سوي دولت براي اجراي صحيح و دقيق مراتب مرحله يکم پروژه­ها تدوين شده است. در اغلب موارد، پروژه­هاي دولتي وقتي قابل بررسي براي تامين اعتبار و بودجه هستند که فاز اول طرح، اجرا شده و گزارش دقيقي بر اساس مطالعات به عمل آمده، ارائه شده باشد. قابل ذکر است که با وجود اهميت خاصي که فاز اول پروژه­ها براي اجراي دقيق و صحيح آنها در فاز­هاي بعدي دارد، در بسياري از موارد، توجه کافي به اين مرحله از پروژه نشده و دقت و بودجه کافي براي آن در نظر گرفته نمي­شود. به همين سبب، تعداد بسيار زيادي از پروژه­ها را مي­توان نام برد که به علت عدم اجراي دقيق و صحيح فاز اول، در مراحل بعدي با اشکالات مالي و تجهيزاتي مواجه شده­اند.

[Mahdi/s]

مرحله طرح و برنامه ­ريزي

در اين مرحله، امور مربوط به پروژه از نظر سازمان و تشکيلات با مرحله يکم تشابه زيادي دارد، ولي همانگونه که گفته شد، امور طراحي و برنامه­ريزي با دقت بيشتري اجرا شده و داراي جزئيات کاملتري مي­باشند.
در اين مرحله اطلاعات بين فعاليتهاي مختلف رفت و برگشت نموده و با بهره­گيري از اين مبادله اطلاعات، سعي مي­شود جزئيات لازم مدنظر قرار گرفته و در نقشه­ها و گزارشات منعکس شوند. در حين اجراي فعاليت­هاي اين مرحله، در مقاطعي دريافت و موافقت صاحب کار ضروري مي­شود. قابل توجه است که در اين مرحله، نقشه­ها در سه سري تهيه مي­شوند. نقشه­هاي سري اول ، عمدتاً نشان دهنده مشخصه­هايي از طرح که در فاز يکم تاييد شده­اند مي­باشند. نقشه­هاي سري دوم که در شکل نقشه­هاي کامل ناميده شده­اند، بر اساس نقشه­هاي ساده سري اول، ولي با جزئيات کاملتري تهيه شده­اند. با اين حال، هنوز داراي آن مقدار از جزئيات نيستند که پيمانکار بتواند براحتي با مراجعه به اين نقشه­ها کليه عمليات ساخت را اجرا نمايد. به عنوان مثال در يک پروژه ساختماني، نقشه­هاي کامل شامل نقشه­هاي معماري، ساختماني، تاسيسات حرارتي و برودتي، آب، فاضلاب، برق­رساني، روشنايي، مخابرات، دفع آب باران در محوطه و... مي­باشند. براي اينکه ميزان جزئيات نقشه­ها مشخص شود، بايد گفت: که مثلاً در نقشه­هاي معماري سري دوم، ابعاد و موقعيت اطاقها،َ کريدورها، راه­پله­ها، درب و پنجره­ها، ... و شکل کامل نماهاي مختلف ساختمان مشخص شده­اند. همچنين در نقشه­هاي تاسيسات حرارتي و برودتي، به عنوان مثال، ابعاد کانالهاي انتقال هوا و محل نصب کانالها در داخل سقفهاي کاذب مشخص گرديده­اند. حال براي ساخت درب و پنجره، علاوه بر ابعاد اصلي، لازم است نوع و اندازه پروفيلهاي فلزي که در ساخت درب و پنجره به کار مي­روند، نيز مشخص باشد، يا براي ساخت کانالهاي انتقال هوا، لازم است نوع اتصال (درز) که براي به هم پيوستن دو قطعه کانال در نظر گرفته شده است نيز مشخص شود. چنين جزئياتي معمولاً در نقشه­هاي سري دوم وجود ندارند. اين جزئيات در سري سوم نقشه­هاي طرح که نقشه­هاي اجرايي (يا کارگاهي) ناميده مي­شوند قابل ارائه مي­باشند.
تخمين دقيق مقادير کار و مصالح و در پيرو آن، تهيه سياستها و روشهاي مناسب براي قراردادهاي اجرايي (سياستهاي پيمان) همراه با دريافت موافقت صاحب کار، از وظايف مهندس مشاور در اين مرحله از طرح مي­باشد. در همين مرحله، لازم است برنامه زمان­بندي شده دقيقي براي فعاليتهاي اجرايي تهيه شود. در بسياري از قوانين مربوط به پيمان پروژه­هاي دولتي، وجود برنامه­هاي زمان­بندي براي اجراي پروژه­ها، جزء لازم اسناد پيمان بوده و بدون آنها اسناد پيمان، کامل شده تلقي نمي­شوند. با تهيه شدن اسناد پيمان (شامل نقشه­هاي کامل، برآوردها، برنامه­هاي زمان­بندي براي اجرا، ...) و تعيين پيمانکار (يا پيمانکاران) بر اساس ضوابط و مقررات وضع شده در پروژه (و با در نظر گرفتن مقررات و محدوديتهاي دولتي)، بخش عمده فعاليتهاي فاز دوم، عملي شده و مشاور خود را براي اجراي وظايف فاز سوم، که در آن بايد به امور نظارت و کنترل بر نحوه اجرا بپردازد، آماده مي­سازد. در همين مرحله، امور مربوط به تهيه نقشه­هاي اجرايي (نقشه­هاي کارگاهي) نيز توسط مشاور دنبال مي­شوند و در مواردي، کار تهيه اين نقشه­ها در فاز سوم پروژه نيز ادامه يافته و به ترتيبي که اين نقشه­ها در فاز سوم پروژه جهت آگاهي از جزئيات نحوه اجرا براي پيمانکار لازم مي­شوند، تهيه و در اختيارش قرار مي­گيرند.
از نکات مهم در اين مرحله، آن است که طراح، بايد همراه و هماهنگ با طرح هسته اصلي سيستم، امکانات پشتيباني لازم براي سيستم را نيز طراحي نمايد.به عنوان مثال در صورتيكه پروژه مربوط به طراحي و ساخت يک مرکز صنعتي و توليدي مي­باشد، لازم است توام با طراحي کارخانه و ماشين­آلات توليدي، امکانات لازم براي نگهداري و تعميرات کارخانه نيز طرح شده و مثلاً نقشه­هاي کارگاههاي تعميرات و ماشين­آلات لازم در اين کارگاهها نيز طراحي شوند. (بديهيست که چنين امري اختصاص به يک کارخانه نداشته و براي هر سيستمي، وجود امکانات پشتيباني در همان لحظات اول شروع بهره­برداري از سيستم، لازم خواهد بود.

[Mahdi/s]

مرحله اجرا
در انتهاي فاز دوم پروژه، تقريباً همه فعاليتهايي که لازم است در اجرا عملي بشوند، مشخص شده و شيوه­ها و برنامه­هاي زمان­بندي براي اجراي فعاليتها تعريف شده­اند. در فاز سوم، هدف اين مي­باشد که پيشرفت کارهاي پروژه، مطابق با برنامه­ها و اصول و کيفيت­هاي تعيين شده در فاز دوم به مرحله عمل مي­آيند. مسلم است که در اين فاز، سازمان اجرايي بمراتب بزرگتر از سازمانهايي که در فازهاي قبلي پروژه فعاليت داشتند خواهد بود.
هزينه­هاي صرف شده براي اجراي فعاليتها نيز به مراتب بيش از هزينه­هاي مراحل قبلي پروژه مي­باشد. در اين فاز، همانگونه که اشاره شد، عامل کنترل داراي نقش اساسي بوده و لازم است با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پيشرفت کارها و مقايسه مشخصه­هاي مختلف کارهاي اجرا شده با آنچه که برنامه­ريزي شده روند پيشرفت کارها و صرف هزينه و ساير منابع را کنترل نمود. تهيه مواد و مصالح، تامين تجهيزات، استخدام نيروي کار متخصص در امور فني، مالي، پرسنلي و ...، از وظايف اوليه مورد لزوم در اين مرحله مي­باشند. در بسياري از موارد، ممکن است مجموعه کارهايي که پيمانکار اجراي آنها را برعهده گرفته است، در حجمي بيشتر از يا داراي طبيعتي متفاوت با کارهايي باشد که پيمانکار بتواند با کادري که دائم در اختيار دارد از عهده اجراي آنها برآيد. در اين صورت، پيمانکار اقدام به بستن پيمانهاي دست دوم با ساير پيمانکاران خواهد نمود تا آنها با کاربرد تخصص­ها يا تجهيزات و امکانات بهتري که در اختيار دارند اجراي گروهي از فعاليتها را برعهده بگيرند. براي بستن پيمانهاي دست دوم، لازم است موافقت صاحب کار جلب شود.
واضح است که در حين اجراي کار، عليرغم دقت نظري که در تهيه طرحها و برنامه­ها در فاز دوم، به عمل آمده است، ايجاد تغييراتي در طرح، غير قابل اجتناب مي­باشد.
پيمانکار در مراحل اجراي کار، به طور مستمر، با مشاوري که در فاز امور نظارت و کنترل را برعهده دارد تبادل نظر نموده و در مواردي که ايجاد تغييرات و تصميماتي در طرح ضروري باشد، با موافقت مشاور در اين موارد اقدام خواهد نمود. در چنين شرايطي نقشه­هاي نشان دهنده حالت عملي اجراي فعاليت­ها توسط پيمانکار تهيه خواهند گرديد.