مورد اول براي تعيين سطح دسترسي هاست كه به نظر مياد نياز به تاييد اعتبار نامه از سوي مايكروسافت داشته باشه
و مورد دوم هم براي ذخيره سازي نسخه هاي مختلف يه سند هست
مثلا شما يه موردي را تايپ ميكني و تااينجا رو تحت نسخه شماره يك نگه ميداري
و بعد مواردي رو اضافه ميكني كه موارد اضافه شده همراه با قبلي رو ميشه به عنوان نسخه شماره دو نگهداري كرد
و به همين ترتيب ...
حالا اگه نياز بشه كه نسخه هاي اوليه يا ... مورد استفاده قرار بگيره بدون اضافات براحتي در دسترس هست
البته موارد كاربردي ديگه اي هم ميتونه داشته باشه