در قسمت Help Excel اين طور نوشته شده :
Tolls/share workbook در تب Editing ، تيک قسمت Allow changes را بزنيد. سپس از شما مي خواهد که ذخيره کنيد و نام بدهيد اين کار را انجام داده. سپس از طريق File Save as اين فايل را در يک فولدر به اشتراک گذاشته شده قرار دهيد.
نحوه به اشتراک گذاري فولدر :
کليک سمت راست ، Properties/sharing تيک Share this folder on the network و Allow network users to change my files را مي زنيم. با اين عمل يک دست زير فولدر قرار مي گيرد يعني فولدر ما به اشتراک گذاشته شد.
سپس فايل excel مورد نظر را در اين فولدر به اشتراک گذاشته شده قرار مي دهيم.
لازم است اين فولدر در کامپيوتر server يا مدير سيستم يا حداقل شخصي که حق آب و گل در مورد کار با اين نرم افزار دارد گذاشته شود تا بتواند تغييرات را کنترل کند و او نيز سعي کند در انتهاي هر روز يک back up بگيرد تا کاربران مبتدي حوادث غيرمترقبه نيافرينند.
لازم به ذکر است که براي ايجاد محدوديت براي عده اي از کاربران که مثلاً عده اي فقط فايل Excel را مشاهده کنند و عده اي بتوانند تغيير دهند و ذخيره کنند و عده اي هم نبينند.
براي اين کار my computer را باز کرده و در منوي Tools/folder option/view ، تيک آخرين گزينه را بر مي داريم که برداشتن تيک به معني استفاده ي به اشتراک گذاري پيشرفته است.
سپس به فولدر به اشتراک گذاشته شده بر مي گرديم و در قسمت sharing ، دکمه ي permition را کليک کرده و در آنجا اگر اشتباه نکنم در قسمت group ، مي توانيم کاربران را کنترل کنيم. لازم به ذکر است که Allow به معني اجازه و Deny به معناي مخالف آن است. Reading به معناي فقط مشاهده ،writing به معناي اعمال تغييرات است.
(با عرض معذرت چون کامپيوتر من قبلاً ويروس گرفته ، folder option من فعال نيست پس تا اونجايي که حافظه ام ياري مي داد گفتم بقيه رو خودتون مسيرش رو آزمايش و خطا کنين. )
سپس به کامپيوتر تک تک کاربران رفته و از طريق My network places ، در سمت چپ ، View workgroup computer و سپس باز کردن کامپيوتر مدير سيستم و انتخاب فايل مورد نظر و کليک سمت راست آن و send to / Desktop .
(اصلاً copy و paste نکنيد زيرا در اين عمل کارهاي انجام شده به روز رساني نمي شود و تداخل به وجود مي آيد. )
لازم به ذکر است که براي اينکه کامپيوترهاي کاربران مورد نظر در view workgroup computer قابل مشاهده باشند بايد کليک سمت راست my computer را زده و در قسمت Properties/Computer name ، دکمه ي change را زده و در قسمت انتهاي صفحه workgroup ، نام workgroup را وارد مي کنيم و در تمامي کامپيوترهاي ديگر اين کلمه بايد دقيقا يکسان و با رعايت حروف بزرگ و کوچک نوشته شود. تمامي کامپيوترهايي که نام يکساني دارند در يک گروه کاري قرار مي گيرند. البته لازم به ذکر است که اگر اين قسمت غيرفعال باشد نشان دهنده ي ويروس Generic Host Proces است که امروزه در کامپيوترهاي اداري زياد شده .