نکات کاربردی از Office 2007
نگامی كه مایكروسافت Office 2007 را در سال گذشـته عرضه كرد، بسیاری از كاربران تغییـرات متعددی كه در آن پدید آمده بود را پذیرا شدند. چـشم‌گیرترین تغییر در این نسخه از Office، نواری است كه پوشـیده ماندن آن از چشمها، غیر ممكن به نـظر میرسد. كسـب مهارت در استفاده از این نوار، برای بسیاری از كاربران به مهمترین چالش در این نسخه بدل شده است.
اگرچه ویژگیهایی که در این مقاله ذکر شده ماننـد نـوار ابـزار و رابـط كاربر جدید آن، خودنمایی نمیكنند، اما مطمئناً میتوانند كمك بزرگی برای كاربران باشند.
مشکل عدم سازگاری را برطرف سازید
كاربرد: برنامه‌های Word ،Excel و PowerPoint
اگر پس از انتخاب نسخه 2007، سروكارتان با افرادی باشد كه از نسخههای قدیمی Office استـفاده میكنند، قادر به شراكت اسناد با آنها نخواهید بود؛ چرا كه این نسخهها، فایلهای Office 2007 را باز نخواهند كرد. خوشبختانه می‌توانید از برنامه‌های Office 2007 بخواهید فایلهای را شما در قالب Office 2003، ذخیره كنند.
این فرآیند در تمامی برنامه‌های Office یكسان است. ابتدا، روی دكمه Office (دایرهای كه دارای لوگوی Office اسـت و در بالای گوشه سمت چپ پنجره هر یك از برنامهها دیده میشود) كلیك كنید. در انتهای منوی باز شده، گزینه Options مـربـوط به آن را برنامه را انتخاب كنید (برای مثال Word Options). پـنجرهای حاوی گزینههای قابـل پیکربنـدی ظاهر خواهد شد. در فهرست واقع در سـمت چپ، روی گروه Save كلیك كنید. در فهرسـت بازشوی Save files in this format، قالب قدیمی Office 2003 را برای برنامه خود انتخاب و برای قطعی كردن آن، روی دکمه OK کلیک کنید.
اگر در سمت دیگر این داستان قرار دارید یا به عبارت دیگر، باید اسناد تولیـد شـده در Office 2007 را در نـسخه قدیمی Office XP یـا Office 2003 بـاز كنـیـد، میتوانـیـد بـرنـامـه رایـگان Microsoft free Office Compatibility را كـه بــه ایــن نسـخههای قدیمی، توانایی باز كـردن قالب جدید را میدهد، از سایت مایكروسافت دریافت كنید.
ذخیره فایلها با قالب PDF
كاربرد: برنامه‌های Word ،Excel ،Access ،PowerPoint و Visio
شغل بسیاری از افراد ایجاب میكند كه یك نـسخه از كار خـود را در قالـب PDF) Portable Document Format) ذخـیـره كنـنــد. Office 2007 ویــژگی Save As PDF را بـرای انـجام ایـن كار در اخـتیار میگذارد. امـا ایـن ویـژگی ارزشمند، تا هـنگامی كه مـراحلی را بـرای فـعال كـردن آن پـشت سـر نـگذاریـد، در دستـرس نـخـواهـد بـود. ویـژگی Save As PDF را میتـوان با دریافت یك برنـامه ساده از مایـكروسافت، به تـمام بـرنامـههای Office 2007 اضافه كرد.
پس از نصب ویژگی Save As PDF، آن را در مـنوی Office خواهید یافت. برای استفاده از این ویژگی، روی دكمه Office (در بالای گوشه سمت چپ پنجره) در هر یك از برنامهها كه قصد استفاده از آن را دارید، كلیك كرده و سپس گزینههای Save As یا XPS را انتخاب كنید.
غیرفعال كردن نوار ابزار
كــاربـــرد: بـرنـامـه‌هـای Word ،Excel ،Access و PowerPoint
نوار ابزار Office 2007 كه عمـلكردهای مـخـتلـف را در زبانههای متفاوت گروهبنـدی كرده، انباشـته از ویـژگیهای سودمند است. اندازه این نـوار، بسیار بـزرگ است و فضای زیادی را اشغال میكند. اما می‌توانید هنگام كار با اسناد طولانی Word یا یـك بانـک اطلاعات لبریـز از دادههای Access، آن را به طور موقت از سـر راه خود بـردارید. كافی اسـت روی عنوان یكی از زبانهها كه در بالای نوار جای دارند، دابل كلیك كنید تا این نوار به اندازهای كه تنها نشان دهنده عنوان زبانهها است، كوچك شود. دابل كلیك مجدد روی یكی از این عناوین، نوار را به حالت اولیه باز میگرداند.
از این نوار میتوانیـد در انـدازه كوچـك شـده آن نیز استفاده كنید. اگر روی هر یك از عناوین كلیك كنید، نـوار اصلی تنها به مدتی كه بتوانید یكی از گزینههای آن را انتخاب كنید، ظاهر شده و سـپس از سـر راه كنـار خـواهـد رفـت. اگـر اسـتفاده از صـفحه كلید را بـرای صـدور فـرمانها ترجـیح میدهیـد، می‌توانید با فشار كلید Alt، ایـن نوار را به طور موقت احضار كرده و سـپس كلیـد حروف اول عـنوان زبانه و فرمان مورد نظر را فشار دهید (برای مثال، بـرای اجرای فرمان Spelling در برنامه Word، ابتدا كلید Alt و سپـس كلیدهای R (بـرای عنوان زبانه Review) و S (برای فرمان Spelling) را فـشار دهیـد. پـس از انـتخاب فرمان مورد نظر، نوار بار دیگر ناپدید خواهد شد.
استفاده از MINI-BAR
كاربرد: برنامه‌های Word ،Excel ،Access ،PowerPoint و Outlook
قالببندی متن یكی از رایجتـرین اعمال در هر یك از برنامه‌های Office است. نوار ابزار میتواند این كار را به راحتی برای شما انجام دهد، اما جایگزین سریعتری نیز برای آن وجـود دارد: نوار كوچك شناور Office.
برای مشاهده و استفاده از ایـن نوار كـوچك، مـتنی را (در یك سنـد Word، در یك خانه از یك صفـحه گستـرده Excel یا در یك ناحیه از بانک اطلاعات Access) انتـخاب كنید. هنگامی كه ماوس خود را روی متن انتخاب شده حـركت دهید، نوار ابزاری با دكمه‌های تغییر قلم، انـدازه و رنـگ متن و همچنین چند گزینه دیگر، مشاهـده خواهید كرد. استفاده از ایـن نوار كوچك، باعث كاهش زحمـت جست‌وجوی فـرمانها در نوار اصلی خواهد شد.
استفاده از شمارشگر كلمات
كاربرد: برنامه Word
در Office 2003، بـرای شـمارش كلـمات در سـند جاری، مجبور به استفاده از منوی Tools بودیـد.
در Word 2007، تـعداد كلمات در نوار وضعیت ظاهر شده و با ادامه تایپ، در هر لحظه تعداد كلمات نمایش داده میشـود. اگر بخشی از سنـد خود را انـتخاب كنید، دو بـخش از اطلاعات نمایش داده خواهد شد: تعداد كلمات در بـخش انتخاب شـده و تـعداد آنها در تمامی سند.
درج بخشهای سریع
كاربرد: برنامه Word
ایـن نـكته، كاربران پـر و پا قرص Office را بسیار تحت تاثیر قـرار خـواهد داد. عـبارت Sticky Quote را در یـك سـند Word تایپ كرده و كلید F3 را فشار دهید. متن شما ناپدید شده و یـك كادر شناور صورتی رنگ، شبیه به یك یادداشت چسبان، به جای آن ظاهر میشود.
این ترفند عجیب تنها یكی از Quick Parts رایج در Word است. (بـرای مـشاهده فهـرست كامـل اسامی Quick Parts، بـخش Text را در زبانـه Insert یافته، روی Quick Parts كلیك كرده و سپس گزینه Building Blocks Organizer را انتخاب كنید.) احتمالاً مـوارد جالـب بـسیاری در فـهرست Quick Parts خـواهید یافـت. بـرای مثـال، Confodential 1، كه چـاپ كم‌رنگی از كلمه CONFIDENTIAL را در زمینه متن سند جاری شـما وارد میكـند. هـمچنین می‌توانید خودتان نمونه‌ای را ایجاد كنید. برای انجام این كار، بخشی از یك محتوا (از یك كلمه مفرد تا متنی شامل چند پاراگراف قالببندی شده به همراه تصویر) را انتخاب و كلیدهای Alt + F3 را فشار دهـیـد. كـادر مـحاوره‌ای Create New Quick Part ظاهر میشود. در این كادر محاوره‌ای می‌توانید بـه Quick Part خود نامی اختصاص داده و تعیین كنید كه آیا باید پاراگراف یا صـفحه خاص خود را اشغال كند (یا در میان متنی كه در حال تایپ آن هستید، ظاهر شود).
پس از پایان تولید این Quick Part، میتوانیـد با تایـپ نامی كه برای آن انتخاب كردهایـد و فـشار كلیدهای Alt + F3، آن را در هر سند Word وارد كنید.
