مباحث تخصصي درباره Access
سلام
همه كساني كه با برنامه نويسي و طراحي بانك هاي اطلاعاتي سر و كار دارند مي دونند كه اكسس يكي از پركاربردترين و كاربرپسندترين نرم افزارهاي طراحي بانك داده (براي پروژه هاي كوچك و متوسط) است. يادگيري اين نرم افزار به كليه كساني كه نياز به ساخت برنامه هاي حسابداري، انبارداري يا هر گونه برنامه مديريت اطلاعات دارند توصيه مي شود.
اين تاپيك، با آموزش مقدماتي اكسس شروع شده و كم كم با طرح سوالات دوستان و پاسخ حرفه اي تر ها، به سراغ جزئيات فني خواهيم رفت.
آموزش اكسس 2003 و 2007 در يك جلسه
-1- اصل مطلب (براي آنها كه فرصت خواندن متن كامل را ندارند)
2- اكسس به چه درد مي خورد و چه نقاط قوت و ضعفي نسبت به Excel دارد؟
-3- اجزاي اصلي محيط اكسس و تفاوت هاي نسخه 2003 با 2007
-4- آموزش اكسس 2003 و 2007
---الف) - مفاهيم پايه و اجزاي اصلي Database
--- ب) - يك مثال عملي براي تمرين
--- ب-1) - ساخت «جدول» (Table)
--- ب-2) - ساخت «پرس و جو» (Query)
--- ب-3) - ساخت «گزارش» (Report)
5- لينك هاي مفيد
6- مطالب مرتبط
1- اصل مطلب
هر برنامه حسابداري (يا مديريت داده ها)، حداقل از سه جزء اصلي تشكيل شده است:
1- جدول (Table) : كه براي ذخيره داده هاي خام به كار مي رود بدون هيچ گونه انجام محاسبه يا مرتب سازي.
2- پرس و جو (Query) : كه نماي پردازش شده داده هاست. مثلاً اطلاعاتي كه با فرمول خاصي محاسبه شده و به ترتيب خاصي مرتب شده اند.
3- گزارش (Report) : كه نماي چاپي پرس و جو است روي كاغذ A4 (يا هر سايز ديگر).
جهت ساخت يك جدول، كافي است
در 2003: روي Table> Create Table in Design Mode كليك كرده، متغيرهاي جدول و همچنين نوع آنها (عددي، متني و...) را تعيين كنيم و ذخيره نمائيم.
در 2007: روي Create> Table كليك كرده، متغيرهاي جدول را در سر ستون ها وارد نموده و Save كنيم.
و جهت طراحي گزارش، كافي است:
در 2003: روي Report> Create Report using Wizard
در 2007: روي Create> Report Wizard كليك كنيم.
2- اكسس به چه درد مي خورد و چه نقاط قوت و ضعفي نسبت به Excel دارد؟
اكسس نرم افزاري ساده و قوي جهت ساخت برنامه هاي نسبتاً كوچك حسابداري شخصي و شركتي يا ديگر انواع بانك داده از قبيل اطلاعات پرسنلي، حقوق و دستمزد، صدور فاكتور، ثبت نمرات و... است.
برخلاف Excel كه بيشتر جهت انجام محاسبات و رسم نمودارهاي پيچيده رياضي، آماري و مهندسي كاربرد دارد، Access قدرت محاسباتي و ترسيمي كمتري داشته و طرز كار آن هم كمي حرفه اي تر است (به اندازه اكسل كاربرپسند نيست). در مقابل قابليت هاي ويژه اي براي ايجاد گزارش هاي پيشرفته از روي داده هاي ثبت شده جداول دارد. به عبارتي، Excel بيشتر براي محاسبه، اما Access براي ساخت برنامه هاي كامل حسابداري با قابليت محاسبه، مرتب سازي، تفسير و ارتباط دادن داده ها و چاپ گزارش به كار مي آيد.
ضمن اين كه Access مي تواند به راحتي به زبان هاي برنامه نويسي مختلف متصل شده و به عنوان بانك داده نرم افزارهاي طراحي شده با آنها عمل كند، اما Excel فاقد اين خاصيت است.
-3- اجزاي اصلي محيط اكسس و تفاوت هاي نسخه 2003 با 2007
[ برای مشاهده لینک ، با نام کاربری خود وارد شوید یا ثبت نام کنید ]
شكل ظاهري Access 2007 نسبت به 2003 كاملاً متحول شده و در نگاه اول به نظر كمي گيج كننده مي رسد. اما طرز كاري ساده تر و در عين حال قوي تر از 2003 دارد. مهمترين تفاوت اين دو نسبت به هم، حذف نوار منو در نسخه 2007 و تبديل آن به سربرگ هايي براي نوار ابزار مي باشد.
به طور كل، اجزاي اصلي محيط كار اكسس شامل:
در 2003:
1- نوار منو: شامل منوهاي File, Edit, View و... كه هر يك عملكرد خاصي را بر عهده دارند.
2- نوار ابزار: كه حاوي تعدادي دكمه هاي شكل دار بوده و دسترسي به بعضي ابزارها و امكانات اكسس را تسهيل مي نمايد.
3- Database Manager: كه شامل كليه اجزاي بانك داده از قبيل فرم ها، پرس و جوها، گزارش ها و... مي باشد و براي ايجاد، حذف، مشاهده يا ويرايش اين اجزا از آن بهره مي گيريم.
در 2007:
1- دكمه Microsoft Office (به شكل دايره در گوشه بالا سمت چپ) : كه كار منوي File در نسخه 2003 را مي كند.
2- نوار ابزار: كه زير دكمه Microsoft Office بوده و با كليك روي گزينه هاي Home, Create و... ابزارهايش تغيير مي كند.
3- ستون All Access Objects (حاشيه سمت چپ): كه مشابه Database Manager در نسخه 2003 است.
-4- آموزش اكسس 2003 و 2007
الف) - مفاهيم پايه و اجزاي اصلي Database
معمولاً برنامه هاي حسابداري (يا ديگر انواع بانك داده)، (حداقل) از سه جزء اصلي زير تشكيل مي شوند:
1- جدول (Table) : كه محل ثبت داده هاي خام بدون هيچ گونه پردازش يا مرتب سازي است. مثلاً فهرست نمرات دانش آموزان يك كلاس
2- پرس و جو (Query) : كه نماي مرتب شده و پردازش شده اي از داده هاي يك يا چند جدول است. مثلاً فهرست نمرات دانش آموزان به ترتيب نام دانش آموز
3- گزارش (Report) : كه نماي چاپي پرس و جو است بر روي كاغذي با سايز دلخواه. مثلاً كارنامه هر دانش آموز كه بر روي كاغد A4 تنظيم شده و با كليك روي دكمه Print چاپ خواهد شد.
ساخت هر يك از اجزاي اصلي را مي توان به دو طريق «دستي» (Design Mode) و «اتوماتيك» (Wizard Mode) انجام داد. در مثال زير، جدول را به صورت دستي اما پرس و جو و گزارش را به صورت اتوماتيك مي سازيم.
ب) - يك مثال عملي براي تمرين
پايگاه داده اي بنويسيد كه فهرست سهامداران يك شركت و تعداد سهام هر يك را ثبت و سپس اين فهرست را به ترتيب الفبايي چاپ كند.
(عجب مثالي زدم! :) )
قبل از شروع كار، بايد يك بانك داده اكسس ايجاد كنيم. يعني روي يك نقطه خالي از Desktop راست كليك كرده، گزينه New> Microsoft Office Access Database را انتخاب كرده، پس از ايجاد فايل، روي عكس آن دو بار كليك مي كنيم تا باز شود.
ب-1) ساخت جدول (Table) :
در 2003:
گزينه Create Table in Design Mode
در 2007:
Create> Table Design
را مي زنيم.
در جدول ايجاد شده، فيلدها و Type هاي زير را وارد مي كنيم:
نام سهامدار: Text
تعداد سهام: Number
جدول ذخيره مي كنيم.
تذكر: هنگام ذخيره، از ما پرسيده مي شود كه آيا مي خواهيم يك Primary Key براي جدول بگذاريم يا نه؟ گزينه Yes را انتخاب مي كنيم.
سپس روي نام جدول راست كليك و گزينه Datasheet View را انتخاب و يك فهرست فرضي از سهامداران را به جدول وارد مي كنيم. مثلاً:
نام/ تعداد سهام
اكبر رضايي/ 20
رضا حسيني/35
سيامك كشكوكي/ 30
و...
حالا جدول را مي بنديم و يك پرس و جو براي آن مي سازيم.
ب-2) ساخت پرس و جو (Query) :
در 2003:
Query> Create Query using Wizard
در 2007:
Create> Query Wizard
رو انتخاب مي كنيم، در ويزارد ظاهر شده، تمام فيلدهاي Table1 رو به Query اضافه كرده و Next رو دو بار مي زنيم. در مرحله آخر، قبل از كليك روي گزينه Finish گزينه Modify Query رو انتخاب كرده وارد قسمت Query Design ميشيم. در اون قسمت، زير عبارت ID گزينه Sort رو غير فعال مي كنيم.
بعد روي نام Query راست كليك و گزينه Datasheet View رو انتخاب مي كنيم. خواهيم ديد كه اين پرس و جو، به ترتيب الفبايي (بر اساس نام) مرتب شده است.
پ) ساخت گزارش (Report) :
در 2003:
Report> Create Report using Wizard
در 2007:
Create> Report Wizard
رو زده، مراحل ويزارد رو طي مي كنيم تا گزارش هم ساخته شود.
5) لينك هاي مفيد
1- (شما بگوييد)
2- آشنائي با Access
[ برای مشاهده لینک ، با نام کاربری خود وارد شوید یا ثبت نام کنید ]
6- اين را هم ببينيد:
1- (شما بگوييد)
2- مباحث تخصصي درباره Excel
[ برای مشاهده لینک ، با نام کاربری خود وارد شوید یا ثبت نام کنید ]
3- سوالات و مشکلات راجع به مایکروسافت ورد - Microsoft Word
[ برای مشاهده لینک ، با نام کاربری خود وارد شوید یا ثبت نام کنید ]
4- كلوب Microsoft PowerPoint:
[ برای مشاهده لینک ، با نام کاربری خود وارد شوید یا ثبت نام کنید ]
