مشاهده نسخه کامل
: safir_filthy
01-05-2006, 14:44
انتخاب چاپگرهاي مناسب براي شبكه
اشاره :
وقتي تعداد كامپيوترهاي شما بيشتر از يكي است، منطقي است كه آنها را به يكديگر متصل كنيد و از مزاياي شبكه استفاده كنيد. مهمترين مزيت و در واقع كاربرد اصلي شبكه، استفاده از منابع و دستگاه‌ها به صورت اشتراكي است. منظور از منابع، فايل، سي‌دي درايو، فضاي هارد ديسك، چاپگر و نظاير آن است كه مورد نظر ما در اين مقاله خاص چاپگر است. در يك دفتر كار كوچك با تعدادي انگشت‌شمار كامپيوتر، به جاي اين كه براي هر كامپيوتر يك چاپگر مثلاً 200 هزار توماني بخريد، مي‌توانيد فقط يك چاپگر بخريد (كه حتي گران‌تر و بهتر باشد) و همه كامپيوترها را به آن وصل كنيد. درست است كه تجهيزات و ادوات شبكه‌سازي هم هزينه‌هايي دارند، اما مطئمن باشيد مزاياي استفاده از شبكه به اين هزينه‌ها مي‌ارزد.
منبع: پي‌سي مگزين - آگوست 2004
دفاتر خانگي، شركت‌هاي كوچك و شركت‌هاي متوسط هر كدام شرايط متفاوتي در خصوص
راه‌اندازي شبكه و نصب چاپگر اشتراكي دارند. به اشتراك گذاشتن چاپگر در شبكه مي‌تواند از طريق دستگاهي موسوم به print server صورت بگيرد. اين دستگاه، يك وسيله كوچك و جمع و جور است كه به عنوان يك node به شبكه متصل مي‌شود (يعني آدرس IP مي‌گيرد) و چاپگر به آن وصل مي‌شود.
روش ديگر اين است كه چاپگر را به يكي از كامپيوترهاي معمولي شبكه وصل و آن را share كنيد. هر كدام از اين روش‌ها شما را نهايتاً به هدفي كه داريد مي‌رسانند، يعني چاپگري خواهيد داشت كه تمام كامپيوترها آن را مي‌بينند و مي‌توانند اسناد را به وسيله آن به چاپ برسانند. اما اين كار چاپگر شما را به يك <چاپگر شبكه> (يعني چاپگري كه مخصوص شبكه طراحي و ساخته شده باشد) تبديل نمي‌كند.
امروزه تمام چاپگرهاي شبكه خودشان داراي كانكتور شبكه هستند. اين كانكتور همان چيزي است كه در پي‌سي به آن كارت شبكه يا NIC مي‌گويند، ولي در چاپگر با اين كه عملاً كارتي وجود ندارد باز هم به آن NIC مي‌گويند. به هر ترتيب اين NIC است كه اتصال چاپگر را به شبكه فراهم مي‌سازد. البته چاپگر بايد بتواند با سيستم عامل شما كار كند.
مثلاً براي شبكه‌هاي Apple بايد چاپگري را انتخاب كنيد كه از پروتكل AppleTalk پشتيباني كند.
امروزه تقريباً تمام چاپگرهاي شبكه به صورت توكار صفحات وب‌مانندي دارند كه امكان مشاهده وضعيت چاپگر و تغيير تنظيمات را از طريق مرورگر وب به كاربر مي‌دهند. چنين قابليتي براي كادر خدمات فني در يك شركت بزرگ بسيار ارزشمند است، چرا كه مجبور نيستند براي انجام هر كاري به سراغ خود چاپگر بروند (كه معمولاً در طبقات ديگري مستقر است). ولي حتي اگر چاپگر كنار شما هم باشد، باز هم دستكاري و مشاهده تنظيمات از طريق مرورگر وب خيلي آسان‌تر و بهتر از پانل كوچكي است كه روي خود چاپگر تعبيه شده است.
امتياز ديگر چاپگرهاي شبكه نسبت به چاپگرهاي معمولي اين است كه از طريق نرم‌افزارهاي مديريت شبكه مي‌توان از راه دور به مديريت و نگهداري آنها پرداخت. اگر تعداد چاپگرهايي كه در شبكه شركت شما وجود دارند زياد باشد، با گروه‌بندي آنها مي‌توانيد راحت‌تر به مديريت آنها بپردازيد. در ادامه در اين باره بيشتر صحبت خواهيم كرد.
دفاتر خانگي و كوچك
اگر در منزل خود مشغول به كار هستيد يا دفتر كار كوچكي داريد، احتمالاً مي‌دانيد كه كار كردن در يك محيط بسته و كوچك چه مشكلاتي دارد. در چنين محيطي، طبيعتاً بايد بهترين استفاده را از فضا كرد و كم كردن تعداد چاپگرها جا را براي وسايل و دستگاه‌هاي مهمتر باز مي‌كند.
درون و برون چاپگر شما
● حافظه
بعضي چاپگرها براي چاپ يك صفحه كامل با بالاترين كيفيت ممكن، به حافظه‌اي بيشتر از حافظه استاندارد خود احتياج دارند. بعضي ديگر براي به كار بستن تكنيك‌هايي كه منجر به بالا بردن سرعت چاپ مي‌شوند به حافظه RAM اضافي احتياج دارند. اگر ظرفيت RAM استاندارد يك چاپگر متفاوت از حداكثر ظرفيت RAM آن است، سعي كنيد بفهميد اين حافظه اضافي را براي چه منظوري مورد استفاده قرار مي‌دهد.
● هارد درايو
بعضي چاپگرها براي نگهداري فونت‌ها از هارد‌درايو استفاده مي‌كنند. بعضي ديگر با استفاده از هارد درايو ويژگي‌هايي چون چاپ خصوصي را به مرحله اجرا مي‌گذارند.
● پردازنده
پردازنده يك چاپگر هر چه سريع‌تر باشد، سرعت آن در چاپ اسناد و تصاوير پيچيده بيشتر مي‌شود. چاپگري كه موتور آن سريع اما پردازنده آن كند باشد، اسناد را سريع بيرون مي‌دهد ولي در چاپ عكس و گرافيك كند عمل مي‌كند. بعضي چاپگرها اصلاً پردازنده ندارند و در عوض از پردازنده كامپيوتر استفاده مي‌كنند. بنابراين سرعت اين چاپگرها بستگي به سرعت كامپيوتري دارد كه به آن وصل هستند.
● درگاه شبكه
براي اتصال چاپگر به شبكه يك پورت كافي است منتها بايد دقت كنيد كه اين پورت با شبكه شما سازگاري داشته باشد. اكثر قريب به اتفاق شبكه‌ها از معماري اترنت استفاده مي‌كنند.
● زبان چاپگر
زبان چاپگر مجموعه‌اي از فرامين است كه براي كنترل چاپگر به كار مي‌روند. PCL و PostScript دو زبان متداول براي چاپگرهاي شبكه هستند. زبان PCL توسط شركت HP ابداع شد و كلاً سريع‌تر است. زبان PostScript توسط شركت Adobe ابداع شد و عكس و گرافيك را بهتر چاپ مي‌كند. بسياري از چاپگرهاي شبكه هر دو زبان را مي‌شناسند.
اگر شبكه را از قبل در دفتر كار خود به راه انداخته‌ايد و حداقل يك چاپگر هم در اختيار داريد،
لازم نيست print server بخريد تا چاپگر را مستقيم به شبكه وصل كنيد. بلكه مي‌توانيد چاپگر را در همان كامپيوتري كه به آن وصل است share كنيد. در اين حالت، دستور پرينتي كه از كامپيوترهاي ديگر براي چاپ يك سند صادر مي‌شود، از طريق اين كامپيوتر به انجام مي‌رسد. براي به اشتراك گذاشتن چاپگر، كافي است به قسمت properties چاپگر خود رفته و از صفحه Sharing به ويندوز بگوييد كه مي‌خواهيد چاپگر را share كنيد. بعد از اين كار بايد درايور چاپگر را روي بقيه كامپيوترها نصب كنيد.
قابليت به اشتراك گذاشتن چاپگر و به چاپ رساندن اسناد از بقيه كامپيوترها زماني امتياز مضاعف محسوب مي‌شود كه بيشتر از يك چاپگر در مجموعه خود داشته باشيد، مثلاً وقتي يك چاپگر ليزري تك‌رنگ خود را به يك كامپيوتر و چاپگر رنگي را به كامپيوتري ديگر وصل كرده‌ايد. با اين روش مي‌توانيد بدون هيچ هزينه‌اي از هر دو استفاده كنيد. مزيت اصلي اين روش اين است كه نيازي به خريد print server نداريد و عيب آن اين است كه كامپيوتري كه چاپگر به آن وصل است هميشه بايد روشن باشد. البته اين موضوع بسته به نوع كار شما و تعداد افرادي دارد كه در شبكه شما مشغول به كار هستند.
مثلاً شايد كار شما طوري باشد كه هميشه تمام كامپيوترها را روشن نگه مي‌داريد. در اين حالت، مسأله فوق ديگر مشكل محسوب نمي‌شود. ولي اين حالت را هم در نظر بگيريد كه ممكن است كاربري كه پشت كامپيوتر متصل به چاپگر نشسته، به هر دليلي كامپيوتر را reboot كند، در حالي كه خبر ندارد فرد ديگري چند لحظه قبل دستور چاپ را صادر كرده است. البته اين موضوع در منزل يا دفاتر كوچك مصداق ندارد چرا كه كامپيوترها در نزديكي هم هستند و هر كس از كار ديگري خبر دارد. ولي اگر كامپيوترها از هم دور باشند و كاربران خبر از كار ديگران نداشته باشند، وقوع چنين اتفاقي اصلاً بعيد نيست.
راه ساده حل اين مشكل استفاده از print server است. با استفاده از اين دستگاه مي‌توانيد چاپگر را به شبكه متصل كنيد. پرينت سرور مدل‌هاي مختلفي دارد. مثلاً يك مدل هست كه فقط يك چاپگر را مي‌توان به آن متصل كرد. مدل‌هاي ديگري وجود دارند كه چند پورت موازي يا USB دارند كه به هر كدام يك چاپگر وصل مي‌شود و براي هر چاپگر يك كانكتور شبكه فراهم شده است. حتي مدل‌هايي هست كه ارتباط با شبكه را به صورت بي‌سيم فراهم مي‌سازند.
متأسفانه نصب بسياري از پرينت سرورها فرآيند دشواري است. امروزه تقريباً تمام چاپگرهاي مخصوص شبكه (كه اتفاقاً مورد استفاده كارشناسان IT و متخصصين شبكه هستند)، برنامه نصبي دارند كه براي استفاده از آن به هيچ معلومات شبكه‌اي احتياج نيست، در حالي كه تقريباً تمام پرينت‌سرورها (كه بيشتر مورد استفاده افراد ناآشنا به شبكه هستند) فرآيند نصب دشواري دارند و حتي گاهي بايد به طور دستي تنظيماتي را روي آنها اعمال كرد.
به همين دليل توصيه مي‌شود اگر به دنبال چاپگرهاي شبكه‌اي ارزان قيمت هستيد، شركتي را انتخاب كنيد كه چاپگر گران قيمت و حرفه‌اي هم توليد مي‌كند (مثل HP)، زيرا در اين حالت، برنامه خودكار نصب چاپگر ارزان همان برنامه‌اي خواهد بود كه براي چاپگر حرفه‌اي تهيه شده است. اگر وب‌سايت اين شركت‌ها را بگرديد، راهنماي نصب و نقدهايي كه بر محصولات آنها انجام شده را خواهيد يافت و از اين راه مي‌توانيد پي ببريد كه نحوه نصب و راه‌اندازي چاپگر آنها آسان است يا دشوار.
اگر قصد خريد چاپگر معمولي را داريد تا با پرينت سرور به شبكه متصل كنيد، حتماً مي‌توانيد به جاي اين دو خريد، يك چاپگر شبكه‌اي ارزان با همان بودجه پيدا كنيد و بخريد.
بالای صفحه
شركت‌هاي كوچك
شركت كوچك از دفتر كار خانگي بزرگتر است، ولي با يكي‌دو چاپگر شبكه‌اي مي‌توان نيازهاي چاپي آنجا را برطرف كرد. در اين شركت‌ها معمولاً تعداد كامپيوترها ده-دوازده تا بيشتر نيست، ولي در يك فضاي نسبتاً وسيع دور از يكديگر مستقر هستند (مثلاً مثل يك دفتر حقوقي يا شركت حسابداري).
اگر كسب و كار شما در اين گروه مي‌گنجد، احتمالاً كسي را نداريد كه در امور شبكه يا چاپگر خبره باشد. براي همين، چيزي به غير از يك چاپگر شبكه‌اي خوب با تنظيمات كاملاً خودكار نيازتان را برطرف نخواهد كرد. چاپگرهايي كه برنامه نصب آنها خودكار و پيشرفته است، خودشان چاپگر را در شبكه جستجو و پيدا مي‌كنند و با چند سؤال ساده از شما (مثلاً اين كه آيا چاپگر درست پيدا شده؟ آيا مي‌خواهيد آن را به اشتراك بگذاريد؟)
بقيه كارها را خودشان تحت كنترل مي‌گيرند. ولي فكر نكنيد همه برنامه‌هاي نصب به اين راحتي هستند. بعضي‌ها آدرس IP را از شما مي‌پرسند يا درست كردن پورت در ويندوز را به عهده خودتان مي‌گذارند.
اگر از اين حرف‌ها سردرنمي‌آوريد و دوست نداريد تلفن بزنيد و با نماينده فني شركت سازنده چاپگر صحبت كنيد، از همان اول چاپگري را بخريد كه تمام فرآيند نصب را به طور خودكار انجام مي‌دهد. براي آگاهي از اين موضوع، مي‌توانيد به وب‌سايت شركت سازنده مراجعه كنيد.
صفحات وب‌مانندي كه به صورت خودكار در اين نوع چاپگرها تعبيه شده تا وضعيت چاپگر را از طريق وب به مسؤول مربوطه نشان دهند، براي شركت‌هاي كوچك كاربرد بيشتري دارند تا دفاتر خانگي. مثلاً براي بررسي وضعيت جوهر چاپگر يا تعداد برگه‌هاي كاغذ، مي‌توانيد از اين صفحات وب استفاده كنيد (كه از هر كامپيوتر متصل به شبكه باز مي‌شوند). اگر در شركتي مشغول هستيد كه براي بررسي اين مسائل مجبوريد به طبقه ديگري برويد، آن وقت است كه قدر اين قابليت چاپگر را مي‌فهميد.
بيشتر چاپگرها اطلاعات آماري ديگري را نيز از طريق صفحات وب به شما نشان مي‌دهند، از قبيل تعداد صفحات چاپ شده به صورت رنگي، سياه و سفيد، يك‌رو يا دورو. با داشتن اين اطلاعات مي‌توانيد در مورد چاپگري كه در آينده قرار است بخريد بهتر تصميم‌گيري كنيد.
بعضي چاپگرهاي شبكه ويژگي‌هايي دارند كه در چاپگرهاي غيرشبكه‌اي ديده نمي‌شوند. مثلاً ويژگي <چاپ خصوصي> دستور چاپ را معلق نگاه مي‌دارد تا زماني كه خودِ كاربر به سراغ چاپگر برود و شماره شناسايي شخصي خود را وارد كند. اين ويژگي زماني مفيد است كه بخواهيد اطلاعات حساس و محرمانه‌اي را چاپ كنيد كه اطرافيان نبايد از آن آگاه شوند.
چاپگر براي انجام چاپ خصوصي معمولاً به هاردديسكي احتياج دارد كه بتواند اطلاعات دستور چاپ را نگه دارد. همين هاردديسك مي‌تواند براي ويژگي‌هاي ديگري كه به هارد احتياج دارند نيز مورد استفاده قرار بگيرد، مثل چاپ مجدد سند يا امكان <بازخواني قبل از چاپ> كه اولين نسخه يك چاپ چند نسخه‌اي را بيرون مي‌دهد و قبل از اين كه ادامه چاپ را انجام دهد منتظر مي‌ماند تا آن را بازخواني و تأييد كنيد.
هنگام خريد چاپگر شبكه توجه داشته باشيد كه امكانات و قابليت‌هاي كنترل كاغذ آن بايد بيشتر از حدي باشد كه از يك چاپگر دسكتاپ انتظار داريد. اضافه كردن يا تغيير كاغذ در چاپگري كه در فاصله نسبتاً دوري از شما مستقر شده خيلي زحمت دارد.
اگر كاغذهاي خاصي را داخل چاپگر گذاشته باشيد (مثلاً سربرگ‌هاي شركت) يا براي انجام چاپ دو رو برگه‌هاي چاپ قبلي را پشتورو كرده باشيد و دوباره داخل چاپگر گذاشته باشيد، همه زحمات شما به باد مي‌رود اگر قبل از برگشتن به سر ميز خودتان، كاربر ديگري دستور چاپي را صادر كند.
براي جلوگيري از وقوع چنين مشكلاتي، سعي كنيد چاپگري را انتخاب كنيد كه چند سيني براي ورود كاغذ داشته باشد تا بتوانيد همزمان چند نوع كاغذ را داخل آن بگذاريد. در ضمن ظرفيت قوطي‌هاي كاغذ هم بايد بيشتر از حد معمولي كه براي چاپگرهاي دسكتاپ به كار مي‌رود باشند تا زود خالي نشوند.
اگر قصد چاپ به صورت دو رو را داريد، به اين فكر نباشيد كه كاغذها را دستي پشت و رو كنيد، بلكه سعي كنيد چاپگري بخريد كه خودش اتوماتيك اين كار را انجام دهد. نكته ديگر اين كه چاپگرهاي شبكه‌اي چند منظوره براي شركت‌هاي كوچك بسيار به صرفه هستند. اين چاپگرها ضمن شبكه‌اي بودن، امكانات كپي، اسكن و فكس را به شما مي‌دهند.
شركت‌هاي متوسط
در اين مقاله، منظور ما از شركت متوسط هر اداره يا محل كاري است در ابعاد يك ساختمان كه چاپگرهاي آن دور از هم در طبقات يا اتاق‌هاي مختلف مستقر شده‌اند، به طوري كه مديريت آنها از راه دور آسان‌تر از رفت و آمد ميان آنهاست. در چنين شركت‌هايي، گذشته از اين كه كادر فني IT وجود داشته باشد يا نه، استفاده از نرم‌افزارهاي مديريت از راه دور چاپگر مزاياي زيادي دارد.
بيشتر سازندگان چاپگرهاي شبكه‌اي نرم‌افزارهاي خاص خود را براي مديريت از راه دور همراه با چاپگر عرضه مي‌كنند. حداقل توانايي‌هاي اين نرم‌افزارها معمولاً اين است كه مي‌توانند چاپگر را در شبكه پيدا كنند، اطلاعاتي را در مورد وضعيت چاپگر نمايش دهند، و اجازه تغيير بعضي تنظيمات را از راه دور فراهم سازند. ولي اين نكته را در نظر داشته باشيد كه يك چاپگر خوب بايد بتواند با نرم‌افزارهاي مديريتي طرف سوم هم كار كند، تا مجبور نباشيد با تعويض چاپگر، هر بار كار كردن با يك نرم‌افزار ديگر را ياد بگيريد.
ده نكته براي خريد چاپگر شبكه
1- اول از همه مطمئن شويد كه اساساً به چاپگر شبكه احتياج داريد يا نه. براي شبكه‌هاي كوچك در يك كسب و كار جمع و جور، چاپگر معمولي و share كردن آن معمولاً كار را راه مي‌اندازد.
6- اگر از چاپ دو رو زياد استفاده مي‌كنيد، اصلاً روي پشتورو كردن برگه‌ها به صورت دستي حساب نكنيد. به جاي اين كار يك duplexer بخريد كه اين كار را به طور خودكار انجام مي‌دهد.
2- دقت كنيد چاپگري كه انتخاب مي‌كنيد اينترفيس سازگار با شبكه شما را داشته باشد. امروزه عموماً از شبكه‌هاي اترنت استفاده مي‌كنند، ولي حالت‌هاي ديگري هم وجود دارد. در ضمن متوجه باشيد كه چاپگر با سيستم عامل شما هم بتواند كار كند.
7- دقت كنيد ببينيد قوطي‌هاي ورودي كاغذ چاپگري كه انتخاب كرده‌ايد تا چند برگه ظرفيت دارد. براي يك شركت كوچك حداقل هزار برگ مناسب است. فكر نكنيد اين تعداد الان لازم نيست، خيلي زود خواهيد ديد كه هزار برگ هم كم است.
3- اگر به طور كامل با اصول تنظيم و راه‌اندازي چاپگر شبكه آشنايي نداريد، حتماً چاپگري را انتخاب كنيد كه تنظيمات آن به صورت خودكار انجام مي‌شود. براي راه‌اندازي چاپگر شبكه به طور دستي بايد آدرس‌دهي IP، تعريف پورت و چند چيز ديگر را بلد باشيد.
8- قوطي يا سيني خروجي كاغذ هم بايد به اندازه كافي ظرفيت داشته باشد. مردم معمولاً نمي‌آيند برگه‌هاي خود را بلافاصله بعد از چاپ بردارند، بلكه ساعت‌ها يا روزها مي‌گذارند آنها همان جا باقي بماند.
4- سعي كنيد چاپگري را انتخاب كنيد كه داراي صفحات وب باشد تا بتوانيد از طريق برنامه مرورگر خود از وضعيت چاپگر آگاه شده و به انجام تنظيمات ضروري بپردازيد. صفحات وب از كار كردن با پانل LCD خود چاپگر خيلي راحت‌تر است (حتي اگر چاپگر در كنار شما باشد).
9- اگر به چند چاپگر احتياج داريد، سعي كنيد مدل‌هايي را بخريد كه همه آنها با يك نرم‌افزار مديريت سازگار باشند تا بتوانيد از يك نقطه به مديريت تمام آنها بپردازيد.
5- اگر كار شما طوري است كه هيچ كس نبايد از محتواي اسناد چاپ شده توسط ديگران مطلع شود، چاپگري بخريد كه ويژگي چاپ خصوصي داشته باشد. با اين ويژگي، هر كس مجبور است قبل از خارج شدن كاغذ به سراغ چاپگر برود و شماره شناسايي شخصي خود را وارد كند.
10- حتي اگر فكر مي‌كنيد اوايل كار نيازي به وسايل اضافي كنترل كاغذ نداريد، سعي كنيد چاپگري را انتخاب كنيد كه قابليت افزودن اين وسايل را داشته باشد تا بعدها دچار مشكل نشويد.
بعضي سازندگان چاپگر هيچ نرم‌افزار خاصي را به اين منظور تدارك نمي‌بينند، بلكه در عوض برنامه‌هاي معتبري را معرفي مي‌كنند كه مي‌توانند با چاپگرهاي آنها كار كنند و در واقع اين را يكي از نقاط مثبت محصولات خود مي‌دانند. برنامه‌هايي چون CentreWare Web محصول زيراكس، MarkVision محصول Lexmark و Web Jetadmin محصول
HP از جمله اين نرم‌افزارهاي مديريتي معتبر هستند كه همگي به صورت رايگان از اينترنت قابل دريافت هستند.
شايد بهتر باشد قبل از انتخاب چاپگر، يكي دو مورد از اين برنامه‌ها را پيدا و نصب كنيد تا با امكانات و قابليت‌هاي هر يك را مورد ارزيابي قرار دهيد. سپس اين امكانات را با امكاناتي مورد مقايسه قرار دهيد كه در نرم‌افزار اختصاصيِ همراهِ چاپگر مورد نظرتان گنجانده شده و ببينيد كدام يك بهتر است، يا ببينيد آيا چاپگري كه قصد خريد آن را داريد مي‌تواند با آن نرم‌افزار عمومي كار كند يا خير.
وقتي نرم‌افزار و چاپگري را پيدا كنيد كه با يكديگر سازگاري دارند، آن وقت مي‌توانيد با استفاده از نرم‌افزار از راه دور به مديريت چاپگر پرداخته و اعمالي چون ارتقاء firmware چاپگر يا پيكربندي آن را انجام دهيد. به علاوه، معمولاً راهي وجود دارد كه بتوانيد به ارسال اخطار يا هشدارهايي براي كاربران بپردازيد (غالباً از طريق email) يكي ديگر از امكانات معمول اين است كه مي‌توانيد چاپگرها را در گروه‌هاي منطقي دسته‌بندي كنيد تا مديريت و كنترل آنها آسان‌تر شود.
سرعت چاپگر و كنترل كاغذ معمولاً براي شركت‌هاي متوسط مهمتر از شركت‌هاي كوچك هستند. براي همين يادتان باشد چاپگري را انتخاب كنيد كه سرعت چاپ آن در حد قابل قبولي براي شركت‌تان باشد تا هر كس مجبور نباشد منتظر بماند تا چاپ‌هاي قبلي تمام شوند.
در ضمن يادتان باشد چاپگري كه انتخاب مي‌كنيد هم از نظر تنوع كاغذهايي كه قبول مي‌كند و هم از نظر تعداد برگه‌هايي كه مي‌توان داخل آن گذاشت چيز مناسبي باشد.
بسته به تعداد افرادي كه از چاپگر استفاده مي‌كنند و تعداد و نوع صفحاتي كه هر روز توسط چاپگر به چاپ مي‌رسد، ممكن است به وسايلي چون stacker (براي جمع كردن برگه‌هاي چاپ شده) يا sorter (براي تفكيك برگه‌هاي هر چاپ از يكديگر) احتياج پيدا كنيد. البته قرار نيست تمام امكانات در تمام چاپگرهايي كه مي‌خريد وجود داشته باشد. معمولاً مي‌توانيد با برنامه‌ريزي مناسب و تصميم‌گيري در مورد محل قرار گرفتن هر چاپگر، ترتيبي بدهيد كه تمام نيازهاي كارمندان شركت حداقل با يكي از چاپگرها پاسخ داده شود.
اشاره :
وقتي تعداد كامپيوترهاي شما بيشتر از يكي است، منطقي است كه آنها را به يكديگر متصل كنيد و از مزاياي شبكه استفاده كنيد. مهمترين مزيت و در واقع كاربرد اصلي شبكه، استفاده از منابع و دستگاه‌ها به صورت اشتراكي است. منظور از منابع، فايل، سي‌دي درايو، فضاي هارد ديسك، چاپگر و نظاير آن است كه مورد نظر ما در اين مقاله خاص چاپگر است. در يك دفتر كار كوچك با تعدادي انگشت‌شمار كامپيوتر، به جاي اين كه براي هر كامپيوتر يك چاپگر مثلاً 200 هزار توماني بخريد، مي‌توانيد فقط يك چاپگر بخريد (كه حتي گران‌تر و بهتر باشد) و همه كامپيوترها را به آن وصل كنيد. درست است كه تجهيزات و ادوات شبكه‌سازي هم هزينه‌هايي دارند، اما مطئمن باشيد مزاياي استفاده از شبكه به اين هزينه‌ها مي‌ارزد.
منبع: پي‌سي مگزين - آگوست 2004
دفاتر خانگي، شركت‌هاي كوچك و شركت‌هاي متوسط هر كدام شرايط متفاوتي در خصوص
راه‌اندازي شبكه و نصب چاپگر اشتراكي دارند. به اشتراك گذاشتن چاپگر در شبكه مي‌تواند از طريق دستگاهي موسوم به print server صورت بگيرد. اين دستگاه، يك وسيله كوچك و جمع و جور است كه به عنوان يك node به شبكه متصل مي‌شود (يعني آدرس IP مي‌گيرد) و چاپگر به آن وصل مي‌شود.
روش ديگر اين است كه چاپگر را به يكي از كامپيوترهاي معمولي شبكه وصل و آن را share كنيد. هر كدام از اين روش‌ها شما را نهايتاً به هدفي كه داريد مي‌رسانند، يعني چاپگري خواهيد داشت كه تمام كامپيوترها آن را مي‌بينند و مي‌توانند اسناد را به وسيله آن به چاپ برسانند. اما اين كار چاپگر شما را به يك <چاپگر شبكه> (يعني چاپگري كه مخصوص شبكه طراحي و ساخته شده باشد) تبديل نمي‌كند.
امروزه تمام چاپگرهاي شبكه خودشان داراي كانكتور شبكه هستند. اين كانكتور همان چيزي است كه در پي‌سي به آن كارت شبكه يا NIC مي‌گويند، ولي در چاپگر با اين كه عملاً كارتي وجود ندارد باز هم به آن NIC مي‌گويند. به هر ترتيب اين NIC است كه اتصال چاپگر را به شبكه فراهم مي‌سازد. البته چاپگر بايد بتواند با سيستم عامل شما كار كند.
مثلاً براي شبكه‌هاي Apple بايد چاپگري را انتخاب كنيد كه از پروتكل AppleTalk پشتيباني كند.
امروزه تقريباً تمام چاپگرهاي شبكه به صورت توكار صفحات وب‌مانندي دارند كه امكان مشاهده وضعيت چاپگر و تغيير تنظيمات را از طريق مرورگر وب به كاربر مي‌دهند. چنين قابليتي براي كادر خدمات فني در يك شركت بزرگ بسيار ارزشمند است، چرا كه مجبور نيستند براي انجام هر كاري به سراغ خود چاپگر بروند (كه معمولاً در طبقات ديگري مستقر است). ولي حتي اگر چاپگر كنار شما هم باشد، باز هم دستكاري و مشاهده تنظيمات از طريق مرورگر وب خيلي آسان‌تر و بهتر از پانل كوچكي است كه روي خود چاپگر تعبيه شده است.
امتياز ديگر چاپگرهاي شبكه نسبت به چاپگرهاي معمولي اين است كه از طريق نرم‌افزارهاي مديريت شبكه مي‌توان از راه دور به مديريت و نگهداري آنها پرداخت. اگر تعداد چاپگرهايي كه در شبكه شركت شما وجود دارند زياد باشد، با گروه‌بندي آنها مي‌توانيد راحت‌تر به مديريت آنها بپردازيد. در ادامه در اين باره بيشتر صحبت خواهيم كرد.
دفاتر خانگي و كوچك
اگر در منزل خود مشغول به كار هستيد يا دفتر كار كوچكي داريد، احتمالاً مي‌دانيد كه كار كردن در يك محيط بسته و كوچك چه مشكلاتي دارد. در چنين محيطي، طبيعتاً بايد بهترين استفاده را از فضا كرد و كم كردن تعداد چاپگرها جا را براي وسايل و دستگاه‌هاي مهمتر باز مي‌كند.
درون و برون چاپگر شما
● حافظه
بعضي چاپگرها براي چاپ يك صفحه كامل با بالاترين كيفيت ممكن، به حافظه‌اي بيشتر از حافظه استاندارد خود احتياج دارند. بعضي ديگر براي به كار بستن تكنيك‌هايي كه منجر به بالا بردن سرعت چاپ مي‌شوند به حافظه RAM اضافي احتياج دارند. اگر ظرفيت RAM استاندارد يك چاپگر متفاوت از حداكثر ظرفيت RAM آن است، سعي كنيد بفهميد اين حافظه اضافي را براي چه منظوري مورد استفاده قرار مي‌دهد.
● هارد درايو
بعضي چاپگرها براي نگهداري فونت‌ها از هارد‌درايو استفاده مي‌كنند. بعضي ديگر با استفاده از هارد درايو ويژگي‌هايي چون چاپ خصوصي را به مرحله اجرا مي‌گذارند.
● پردازنده
پردازنده يك چاپگر هر چه سريع‌تر باشد، سرعت آن در چاپ اسناد و تصاوير پيچيده بيشتر مي‌شود. چاپگري كه موتور آن سريع اما پردازنده آن كند باشد، اسناد را سريع بيرون مي‌دهد ولي در چاپ عكس و گرافيك كند عمل مي‌كند. بعضي چاپگرها اصلاً پردازنده ندارند و در عوض از پردازنده كامپيوتر استفاده مي‌كنند. بنابراين سرعت اين چاپگرها بستگي به سرعت كامپيوتري دارد كه به آن وصل هستند.
● درگاه شبكه
براي اتصال چاپگر به شبكه يك پورت كافي است منتها بايد دقت كنيد كه اين پورت با شبكه شما سازگاري داشته باشد. اكثر قريب به اتفاق شبكه‌ها از معماري اترنت استفاده مي‌كنند.
● زبان چاپگر
زبان چاپگر مجموعه‌اي از فرامين است كه براي كنترل چاپگر به كار مي‌روند. PCL و PostScript دو زبان متداول براي چاپگرهاي شبكه هستند. زبان PCL توسط شركت HP ابداع شد و كلاً سريع‌تر است. زبان PostScript توسط شركت Adobe ابداع شد و عكس و گرافيك را بهتر چاپ مي‌كند. بسياري از چاپگرهاي شبكه هر دو زبان را مي‌شناسند.
اگر شبكه را از قبل در دفتر كار خود به راه انداخته‌ايد و حداقل يك چاپگر هم در اختيار داريد،
لازم نيست print server بخريد تا چاپگر را مستقيم به شبكه وصل كنيد. بلكه مي‌توانيد چاپگر را در همان كامپيوتري كه به آن وصل است share كنيد. در اين حالت، دستور پرينتي كه از كامپيوترهاي ديگر براي چاپ يك سند صادر مي‌شود، از طريق اين كامپيوتر به انجام مي‌رسد. براي به اشتراك گذاشتن چاپگر، كافي است به قسمت properties چاپگر خود رفته و از صفحه Sharing به ويندوز بگوييد كه مي‌خواهيد چاپگر را share كنيد. بعد از اين كار بايد درايور چاپگر را روي بقيه كامپيوترها نصب كنيد.
قابليت به اشتراك گذاشتن چاپگر و به چاپ رساندن اسناد از بقيه كامپيوترها زماني امتياز مضاعف محسوب مي‌شود كه بيشتر از يك چاپگر در مجموعه خود داشته باشيد، مثلاً وقتي يك چاپگر ليزري تك‌رنگ خود را به يك كامپيوتر و چاپگر رنگي را به كامپيوتري ديگر وصل كرده‌ايد. با اين روش مي‌توانيد بدون هيچ هزينه‌اي از هر دو استفاده كنيد. مزيت اصلي اين روش اين است كه نيازي به خريد print server نداريد و عيب آن اين است كه كامپيوتري كه چاپگر به آن وصل است هميشه بايد روشن باشد. البته اين موضوع بسته به نوع كار شما و تعداد افرادي دارد كه در شبكه شما مشغول به كار هستند.
مثلاً شايد كار شما طوري باشد كه هميشه تمام كامپيوترها را روشن نگه مي‌داريد. در اين حالت، مسأله فوق ديگر مشكل محسوب نمي‌شود. ولي اين حالت را هم در نظر بگيريد كه ممكن است كاربري كه پشت كامپيوتر متصل به چاپگر نشسته، به هر دليلي كامپيوتر را reboot كند، در حالي كه خبر ندارد فرد ديگري چند لحظه قبل دستور چاپ را صادر كرده است. البته اين موضوع در منزل يا دفاتر كوچك مصداق ندارد چرا كه كامپيوترها در نزديكي هم هستند و هر كس از كار ديگري خبر دارد. ولي اگر كامپيوترها از هم دور باشند و كاربران خبر از كار ديگران نداشته باشند، وقوع چنين اتفاقي اصلاً بعيد نيست.
راه ساده حل اين مشكل استفاده از print server است. با استفاده از اين دستگاه مي‌توانيد چاپگر را به شبكه متصل كنيد. پرينت سرور مدل‌هاي مختلفي دارد. مثلاً يك مدل هست كه فقط يك چاپگر را مي‌توان به آن متصل كرد. مدل‌هاي ديگري وجود دارند كه چند پورت موازي يا USB دارند كه به هر كدام يك چاپگر وصل مي‌شود و براي هر چاپگر يك كانكتور شبكه فراهم شده است. حتي مدل‌هايي هست كه ارتباط با شبكه را به صورت بي‌سيم فراهم مي‌سازند.
متأسفانه نصب بسياري از پرينت سرورها فرآيند دشواري است. امروزه تقريباً تمام چاپگرهاي مخصوص شبكه (كه اتفاقاً مورد استفاده كارشناسان IT و متخصصين شبكه هستند)، برنامه نصبي دارند كه براي استفاده از آن به هيچ معلومات شبكه‌اي احتياج نيست، در حالي كه تقريباً تمام پرينت‌سرورها (كه بيشتر مورد استفاده افراد ناآشنا به شبكه هستند) فرآيند نصب دشواري دارند و حتي گاهي بايد به طور دستي تنظيماتي را روي آنها اعمال كرد.
به همين دليل توصيه مي‌شود اگر به دنبال چاپگرهاي شبكه‌اي ارزان قيمت هستيد، شركتي را انتخاب كنيد كه چاپگر گران قيمت و حرفه‌اي هم توليد مي‌كند (مثل HP)، زيرا در اين حالت، برنامه خودكار نصب چاپگر ارزان همان برنامه‌اي خواهد بود كه براي چاپگر حرفه‌اي تهيه شده است. اگر وب‌سايت اين شركت‌ها را بگرديد، راهنماي نصب و نقدهايي كه بر محصولات آنها انجام شده را خواهيد يافت و از اين راه مي‌توانيد پي ببريد كه نحوه نصب و راه‌اندازي چاپگر آنها آسان است يا دشوار.
اگر قصد خريد چاپگر معمولي را داريد تا با پرينت سرور به شبكه متصل كنيد، حتماً مي‌توانيد به جاي اين دو خريد، يك چاپگر شبكه‌اي ارزان با همان بودجه پيدا كنيد و بخريد.
بالای صفحه
شركت‌هاي كوچك
شركت كوچك از دفتر كار خانگي بزرگتر است، ولي با يكي‌دو چاپگر شبكه‌اي مي‌توان نيازهاي چاپي آنجا را برطرف كرد. در اين شركت‌ها معمولاً تعداد كامپيوترها ده-دوازده تا بيشتر نيست، ولي در يك فضاي نسبتاً وسيع دور از يكديگر مستقر هستند (مثلاً مثل يك دفتر حقوقي يا شركت حسابداري).
اگر كسب و كار شما در اين گروه مي‌گنجد، احتمالاً كسي را نداريد كه در امور شبكه يا چاپگر خبره باشد. براي همين، چيزي به غير از يك چاپگر شبكه‌اي خوب با تنظيمات كاملاً خودكار نيازتان را برطرف نخواهد كرد. چاپگرهايي كه برنامه نصب آنها خودكار و پيشرفته است، خودشان چاپگر را در شبكه جستجو و پيدا مي‌كنند و با چند سؤال ساده از شما (مثلاً اين كه آيا چاپگر درست پيدا شده؟ آيا مي‌خواهيد آن را به اشتراك بگذاريد؟)
بقيه كارها را خودشان تحت كنترل مي‌گيرند. ولي فكر نكنيد همه برنامه‌هاي نصب به اين راحتي هستند. بعضي‌ها آدرس IP را از شما مي‌پرسند يا درست كردن پورت در ويندوز را به عهده خودتان مي‌گذارند.
اگر از اين حرف‌ها سردرنمي‌آوريد و دوست نداريد تلفن بزنيد و با نماينده فني شركت سازنده چاپگر صحبت كنيد، از همان اول چاپگري را بخريد كه تمام فرآيند نصب را به طور خودكار انجام مي‌دهد. براي آگاهي از اين موضوع، مي‌توانيد به وب‌سايت شركت سازنده مراجعه كنيد.
صفحات وب‌مانندي كه به صورت خودكار در اين نوع چاپگرها تعبيه شده تا وضعيت چاپگر را از طريق وب به مسؤول مربوطه نشان دهند، براي شركت‌هاي كوچك كاربرد بيشتري دارند تا دفاتر خانگي. مثلاً براي بررسي وضعيت جوهر چاپگر يا تعداد برگه‌هاي كاغذ، مي‌توانيد از اين صفحات وب استفاده كنيد (كه از هر كامپيوتر متصل به شبكه باز مي‌شوند). اگر در شركتي مشغول هستيد كه براي بررسي اين مسائل مجبوريد به طبقه ديگري برويد، آن وقت است كه قدر اين قابليت چاپگر را مي‌فهميد.
بيشتر چاپگرها اطلاعات آماري ديگري را نيز از طريق صفحات وب به شما نشان مي‌دهند، از قبيل تعداد صفحات چاپ شده به صورت رنگي، سياه و سفيد، يك‌رو يا دورو. با داشتن اين اطلاعات مي‌توانيد در مورد چاپگري كه در آينده قرار است بخريد بهتر تصميم‌گيري كنيد.
بعضي چاپگرهاي شبكه ويژگي‌هايي دارند كه در چاپگرهاي غيرشبكه‌اي ديده نمي‌شوند. مثلاً ويژگي <چاپ خصوصي> دستور چاپ را معلق نگاه مي‌دارد تا زماني كه خودِ كاربر به سراغ چاپگر برود و شماره شناسايي شخصي خود را وارد كند. اين ويژگي زماني مفيد است كه بخواهيد اطلاعات حساس و محرمانه‌اي را چاپ كنيد كه اطرافيان نبايد از آن آگاه شوند.
چاپگر براي انجام چاپ خصوصي معمولاً به هاردديسكي احتياج دارد كه بتواند اطلاعات دستور چاپ را نگه دارد. همين هاردديسك مي‌تواند براي ويژگي‌هاي ديگري كه به هارد احتياج دارند نيز مورد استفاده قرار بگيرد، مثل چاپ مجدد سند يا امكان <بازخواني قبل از چاپ> كه اولين نسخه يك چاپ چند نسخه‌اي را بيرون مي‌دهد و قبل از اين كه ادامه چاپ را انجام دهد منتظر مي‌ماند تا آن را بازخواني و تأييد كنيد.
هنگام خريد چاپگر شبكه توجه داشته باشيد كه امكانات و قابليت‌هاي كنترل كاغذ آن بايد بيشتر از حدي باشد كه از يك چاپگر دسكتاپ انتظار داريد. اضافه كردن يا تغيير كاغذ در چاپگري كه در فاصله نسبتاً دوري از شما مستقر شده خيلي زحمت دارد.
اگر كاغذهاي خاصي را داخل چاپگر گذاشته باشيد (مثلاً سربرگ‌هاي شركت) يا براي انجام چاپ دو رو برگه‌هاي چاپ قبلي را پشتورو كرده باشيد و دوباره داخل چاپگر گذاشته باشيد، همه زحمات شما به باد مي‌رود اگر قبل از برگشتن به سر ميز خودتان، كاربر ديگري دستور چاپي را صادر كند.
براي جلوگيري از وقوع چنين مشكلاتي، سعي كنيد چاپگري را انتخاب كنيد كه چند سيني براي ورود كاغذ داشته باشد تا بتوانيد همزمان چند نوع كاغذ را داخل آن بگذاريد. در ضمن ظرفيت قوطي‌هاي كاغذ هم بايد بيشتر از حد معمولي كه براي چاپگرهاي دسكتاپ به كار مي‌رود باشند تا زود خالي نشوند.
اگر قصد چاپ به صورت دو رو را داريد، به اين فكر نباشيد كه كاغذها را دستي پشت و رو كنيد، بلكه سعي كنيد چاپگري بخريد كه خودش اتوماتيك اين كار را انجام دهد. نكته ديگر اين كه چاپگرهاي شبكه‌اي چند منظوره براي شركت‌هاي كوچك بسيار به صرفه هستند. اين چاپگرها ضمن شبكه‌اي بودن، امكانات كپي، اسكن و فكس را به شما مي‌دهند.
شركت‌هاي متوسط
در اين مقاله، منظور ما از شركت متوسط هر اداره يا محل كاري است در ابعاد يك ساختمان كه چاپگرهاي آن دور از هم در طبقات يا اتاق‌هاي مختلف مستقر شده‌اند، به طوري كه مديريت آنها از راه دور آسان‌تر از رفت و آمد ميان آنهاست. در چنين شركت‌هايي، گذشته از اين كه كادر فني IT وجود داشته باشد يا نه، استفاده از نرم‌افزارهاي مديريت از راه دور چاپگر مزاياي زيادي دارد.
بيشتر سازندگان چاپگرهاي شبكه‌اي نرم‌افزارهاي خاص خود را براي مديريت از راه دور همراه با چاپگر عرضه مي‌كنند. حداقل توانايي‌هاي اين نرم‌افزارها معمولاً اين است كه مي‌توانند چاپگر را در شبكه پيدا كنند، اطلاعاتي را در مورد وضعيت چاپگر نمايش دهند، و اجازه تغيير بعضي تنظيمات را از راه دور فراهم سازند. ولي اين نكته را در نظر داشته باشيد كه يك چاپگر خوب بايد بتواند با نرم‌افزارهاي مديريتي طرف سوم هم كار كند، تا مجبور نباشيد با تعويض چاپگر، هر بار كار كردن با يك نرم‌افزار ديگر را ياد بگيريد.
ده نكته براي خريد چاپگر شبكه
1- اول از همه مطمئن شويد كه اساساً به چاپگر شبكه احتياج داريد يا نه. براي شبكه‌هاي كوچك در يك كسب و كار جمع و جور، چاپگر معمولي و share كردن آن معمولاً كار را راه مي‌اندازد.
6- اگر از چاپ دو رو زياد استفاده مي‌كنيد، اصلاً روي پشتورو كردن برگه‌ها به صورت دستي حساب نكنيد. به جاي اين كار يك duplexer بخريد كه اين كار را به طور خودكار انجام مي‌دهد.
2- دقت كنيد چاپگري كه انتخاب مي‌كنيد اينترفيس سازگار با شبكه شما را داشته باشد. امروزه عموماً از شبكه‌هاي اترنت استفاده مي‌كنند، ولي حالت‌هاي ديگري هم وجود دارد. در ضمن متوجه باشيد كه چاپگر با سيستم عامل شما هم بتواند كار كند.
7- دقت كنيد ببينيد قوطي‌هاي ورودي كاغذ چاپگري كه انتخاب كرده‌ايد تا چند برگه ظرفيت دارد. براي يك شركت كوچك حداقل هزار برگ مناسب است. فكر نكنيد اين تعداد الان لازم نيست، خيلي زود خواهيد ديد كه هزار برگ هم كم است.
3- اگر به طور كامل با اصول تنظيم و راه‌اندازي چاپگر شبكه آشنايي نداريد، حتماً چاپگري را انتخاب كنيد كه تنظيمات آن به صورت خودكار انجام مي‌شود. براي راه‌اندازي چاپگر شبكه به طور دستي بايد آدرس‌دهي IP، تعريف پورت و چند چيز ديگر را بلد باشيد.
8- قوطي يا سيني خروجي كاغذ هم بايد به اندازه كافي ظرفيت داشته باشد. مردم معمولاً نمي‌آيند برگه‌هاي خود را بلافاصله بعد از چاپ بردارند، بلكه ساعت‌ها يا روزها مي‌گذارند آنها همان جا باقي بماند.
4- سعي كنيد چاپگري را انتخاب كنيد كه داراي صفحات وب باشد تا بتوانيد از طريق برنامه مرورگر خود از وضعيت چاپگر آگاه شده و به انجام تنظيمات ضروري بپردازيد. صفحات وب از كار كردن با پانل LCD خود چاپگر خيلي راحت‌تر است (حتي اگر چاپگر در كنار شما باشد).
9- اگر به چند چاپگر احتياج داريد، سعي كنيد مدل‌هايي را بخريد كه همه آنها با يك نرم‌افزار مديريت سازگار باشند تا بتوانيد از يك نقطه به مديريت تمام آنها بپردازيد.
5- اگر كار شما طوري است كه هيچ كس نبايد از محتواي اسناد چاپ شده توسط ديگران مطلع شود، چاپگري بخريد كه ويژگي چاپ خصوصي داشته باشد. با اين ويژگي، هر كس مجبور است قبل از خارج شدن كاغذ به سراغ چاپگر برود و شماره شناسايي شخصي خود را وارد كند.
10- حتي اگر فكر مي‌كنيد اوايل كار نيازي به وسايل اضافي كنترل كاغذ نداريد، سعي كنيد چاپگري را انتخاب كنيد كه قابليت افزودن اين وسايل را داشته باشد تا بعدها دچار مشكل نشويد.
بعضي سازندگان چاپگر هيچ نرم‌افزار خاصي را به اين منظور تدارك نمي‌بينند، بلكه در عوض برنامه‌هاي معتبري را معرفي مي‌كنند كه مي‌توانند با چاپگرهاي آنها كار كنند و در واقع اين را يكي از نقاط مثبت محصولات خود مي‌دانند. برنامه‌هايي چون CentreWare Web محصول زيراكس، MarkVision محصول Lexmark و Web Jetadmin محصول
HP از جمله اين نرم‌افزارهاي مديريتي معتبر هستند كه همگي به صورت رايگان از اينترنت قابل دريافت هستند.
شايد بهتر باشد قبل از انتخاب چاپگر، يكي دو مورد از اين برنامه‌ها را پيدا و نصب كنيد تا با امكانات و قابليت‌هاي هر يك را مورد ارزيابي قرار دهيد. سپس اين امكانات را با امكاناتي مورد مقايسه قرار دهيد كه در نرم‌افزار اختصاصيِ همراهِ چاپگر مورد نظرتان گنجانده شده و ببينيد كدام يك بهتر است، يا ببينيد آيا چاپگري كه قصد خريد آن را داريد مي‌تواند با آن نرم‌افزار عمومي كار كند يا خير.
وقتي نرم‌افزار و چاپگري را پيدا كنيد كه با يكديگر سازگاري دارند، آن وقت مي‌توانيد با استفاده از نرم‌افزار از راه دور به مديريت چاپگر پرداخته و اعمالي چون ارتقاء firmware چاپگر يا پيكربندي آن را انجام دهيد. به علاوه، معمولاً راهي وجود دارد كه بتوانيد به ارسال اخطار يا هشدارهايي براي كاربران بپردازيد (غالباً از طريق email) يكي ديگر از امكانات معمول اين است كه مي‌توانيد چاپگرها را در گروه‌هاي منطقي دسته‌بندي كنيد تا مديريت و كنترل آنها آسان‌تر شود.
سرعت چاپگر و كنترل كاغذ معمولاً براي شركت‌هاي متوسط مهمتر از شركت‌هاي كوچك هستند. براي همين يادتان باشد چاپگري را انتخاب كنيد كه سرعت چاپ آن در حد قابل قبولي براي شركت‌تان باشد تا هر كس مجبور نباشد منتظر بماند تا چاپ‌هاي قبلي تمام شوند.
در ضمن يادتان باشد چاپگري كه انتخاب مي‌كنيد هم از نظر تنوع كاغذهايي كه قبول مي‌كند و هم از نظر تعداد برگه‌هايي كه مي‌توان داخل آن گذاشت چيز مناسبي باشد.
بسته به تعداد افرادي كه از چاپگر استفاده مي‌كنند و تعداد و نوع صفحاتي كه هر روز توسط چاپگر به چاپ مي‌رسد، ممكن است به وسايلي چون stacker (براي جمع كردن برگه‌هاي چاپ شده) يا sorter (براي تفكيك برگه‌هاي هر چاپ از يكديگر) احتياج پيدا كنيد. البته قرار نيست تمام امكانات در تمام چاپگرهايي كه مي‌خريد وجود داشته باشد. معمولاً مي‌توانيد با برنامه‌ريزي مناسب و تصميم‌گيري در مورد محل قرار گرفتن هر چاپگر، ترتيبي بدهيد كه تمام نيازهاي كارمندان شركت حداقل با يكي از چاپگرها پاسخ داده شود.